Cek Pembukuan / Books Check

Terakhir diperbarui / Last updated: 23 Oktober 2026 · Versi / Version: 1.0 Menu: Laporan > Cek Pembukuan (/cek-pembukuan)

---

Ringkasan / Overview

Cek Pembukuan memastikan angka yang Anda lihat di laporan sama dengan catatan pembukuan di belakangnya. Contohnya: total piutang di Laporan Umur Piutang harus sama dengan saldo piutang di catatan akuntansi (Buku Besar). Kalau tidak sama, Anda diberi tahu berapa selisihnya, kemungkinan penyebabnya, dan langkah berikutnya.

Pemeriksaan berjalan otomatis setiap malam (sekitar pukul 03:00 WIB). Anda tidak perlu menjalankan apa pun. Pagi harinya hasilnya sudah ada di halaman ini dan di tanda kecil di dashboard.

Yang perlu Anda tahu:

• Cek Pembukuan hanya membaca. Ia tidak mengubah, menghapus, atau memperbaiki satu pun transaksi atau jurnal Anda.
• Fitur ini aktif untuk semua pengguna. Tidak ada biaya tambahan.
• Hasilnya jujur: area yang belum diperiksa ditulis Belum dicek. Pembukuan tidak pernah disebut sehat kalau pemeriksaannya gagal atau belum lengkap.

Siapa yang bisa membuka / Who can open it

• Owner, Admin, dan Akuntan bisa melihat halaman, tanda di dashboard, dan menangani temuan.
• Kasir dan peran lain tidak melihat halaman ini.
• Menandai selisih lama, menangani temuan, dan membatalkan pengakuan hanya bisa dilakukan peran yang punya izin mengelola Cek Pembukuan.

Tanda di dashboard / The dashboard chip

Di dashboard ada satu tanda kecil yang merangkum keadaan pembukuan Anda. Klik untuk membuka halaman Cek Pembukuan.

Hijau itu sulit didapat dengan sengaja: semua area harus dicek, tanpa temuan, dan tanpa selisih lama yang diakui. Kuning bukan "aman", artinya "masih ada selisih lama, tetapi tidak membesar".

Area yang diperiksa / Areas checked

Halaman menampilkan area apa saja yang sudah dicek dan belum dicek:

• Piutang & Hutang: total Laporan Umur Piutang dan Laporan Umur Hutang dibandingkan dengan catatan akuntansi. Juga mencari faktur yang tidak punya catatan akuntansi, dan akun "Hutang Usaha" lain yang masih berisi saldo.
• Kas & Bank: transaksi kas atau bank yang jurnalnya hilang atau sudah dibatalkan, transaksi kas tanpa jurnal, akun kas atau bank yang saldonya minus, akun yang bukan Aset tetapi ditandai sebagai akun kas atau bank, dan rekening koran yang lama belum dicocokkan (hanya untuk rekening bank yang sudah pernah memakai Rekening Koran).
• Stok (diperiksa bertahap, belum untuk semua organisasi; kalau belum untuk Anda, kartunya tampil Belum dicek): nilai stok di Laporan Persediaan dibandingkan dengan catatan akuntansi, riwayat keluar-masuk stok yang bernilai tetapi tidak tersambung ke catatan akuntansi, dan pergerakan stok yang tercatat dua kali.

Area yang belum diperiksa untuk organisasi Anda tampil sebagai kartu Belum dicek dengan keterangan "Pengecekan area ini belum tersedia. Bukan berarti aman." Artinya: belum ada yang melihat ke sana, jadi jangan dianggap beres.

Beberapa catatan khusus:

• Kalau belum ada rekening bank yang memakai Rekening Koran, area Kas & Bank tetap dicek, tetapi tertulis bahwa pencocokan bank tidak diperiksa.
• Kalau daftar akun kas terlalu banyak sehingga sebagian tidak terperiksa, area itu tetap tampil Belum dicek, tidak pernah hijau.

Kapan hasilnya diperbarui / When results update

• Pemeriksaan berjalan setiap malam, sekitar pukul 03:00 WIB, di luar jam sibuk supaya tidak memperlambat kasir dan input Anda.
• Transaksi hari ini baru ikut diperiksa pada malam ini, jadi hasilnya terlihat besok pagi.
• Kalau organisasi Anda baru pertama kali memiliki fitur ini, daftar temuan mungkin belum muncul sampai pemeriksaan malam berikutnya selesai. Ini normal.
• Tidak ada tombol "periksa sekarang". Pemeriksaan seluruh pembukuan sengaja tidak dijalankan saat Anda membuka halaman, supaya aplikasi tetap cepat.
• Tombol Segarkan hanya memuat ulang hasil terakhir yang sudah ada, bukan menjalankan pemeriksaan baru. Di halaman tertulis kapan terakhir berhasil dicek.

Cara membaca satu temuan / How to read a finding

Setiap temuan menjawab empat hal: apa yang tidak beres, berapa Rp, siapa yang menangani, dan langkah berikutnya.

• Tingkat: Segera (merah) untuk selisih uang yang harus dibereskan, Perlu dicek (kuning) untuk hal yang perlu dipastikan, misalnya pengingat atau pengecekan yang masih bisa salah tunjuk. Temuan yang masih bisa salah tunjuk diberi catatan agar dipastikan dulu sebelum mengoreksi.
• Status: Belum ditangani, Sedang ditangani, Selesai, dan Selesai - diabaikan.

Tiga angka dan bilah penyebab

Untuk temuan Piutang dan Hutang, Anda melihat tiga angka berdampingan:

1. Laporan umur piutang (atau umur hutang): angka di laporan.
2. Catatan akuntansi: angka di Buku Besar.
3. Selisih: perbedaannya.

Di bawahnya ada bilah bersegmen yang menunjukkan dari mana selisih itu datang. Setiap segmen adalah satu penyebab yang sudah berhasil ditelusuri oleh sistem. Tertulis juga berapa yang sudah ditelusuri dan berapa yang masih "belum diketahui".

Penyebab yang umum / Common causes

Penyebab ini dihitung sistem dari data Anda, bukan ditebak:

• Faktur sudah LUNAS, tapi masih tersisa di laporan (pembayarannya dibatalkan). Pembayaran sempat dicatat lalu dibatalkan, sehingga faktur berstatus lunas tetapi saldonya belum kembali benar.
• Faktur sudah LUNAS, tapi masih tersisa di laporan (pembayaran kurang). Faktur berstatus lunas padahal pembayarannya kurang dari total.
• Faktur lama tanpa catatan akuntansi (biasanya hasil impor). Faktur terbuka yang tidak punya jurnal. Ini sering terjadi pada faktur hasil impor dari software sebelumnya.
• Belum diketahui penyebabnya. Sisa selisih yang belum bisa dijelaskan sistem.

Untuk Kas & Bank, penyebab umumnya: transaksi yang jurnalnya sudah dibatalkan, transaksi hasil impor lama yang catatan akuntansinya dibawa terpisah, atau akun penampung kasir yang sementara minus.

Kenapa "Belum diketahui penyebabnya" selalu merah

Bagian ini tidak bisa ditandai sebagai selisih lama dan akan tetap merah sampai akuntan menelusurinya. Alasannya sederhana: kalau sistem sendiri belum tahu dari mana selisih itu berasal, tidak ada dasar untuk menyebutnya "sudah dipahami". Menutupnya begitu saja justru bisa menyembunyikan kesalahan yang nyata.

Tombol-tombol di halaman / Buttons

• Saya yang tangani: Anda menjadi penanggung jawab temuan itu. Orang lain bisa mengambil alih.
• Tandai selesai: untuk temuan yang sudah Anda perbaiki.
• Abaikan...: untuk temuan yang menurut Anda memang sudah benar. Alasan wajib diisi (minimal 5 huruf), tercatat atas nama Anda, dan temuan pindah ke "Selesai - diabaikan". Bisa dibuka lagi dengan Buka lagi.
• Segarkan: memuat ulang hasil terakhir.
• Buka Laporan Umur Piutang atau Buka Laporan Umur Hutang: membuka laporan terkait sebagai tab baru, supaya Anda bisa mencari fakturnya. Jumlah faktur yang ikut dalam satu penyebab tertulis di bawah nama penyebabnya.
• Di temuan Kas & Bank dan Stok, ada tautan dokumen terkait (misalnya Daftar Transaksi Kas & Bank, Rekening Koran, Kartu Stok) yang juga terbuka sebagai tab.
• Tandai sebagai selisih lama, Ubah pengakuan, Batalkan pengakuan, dan Lihat riwayat pengakuan: dijelaskan di bawah. Di HP, aksi tambahan ada di menu Lainnya.

Tidak ada tombol hapus. Semua tindakan tercatat di riwayat dan bisa ditelusuri.

Apa itu selisih lama / What is a legacy difference

Selisih lama adalah selisih dari data lama (misalnya impor dari software sebelumnya) yang sudah dipahami akuntan dan tidak akan Anda bereskan sekarang. Daripada merah terus selamanya, akuntan boleh "mengakuinya".

Pengakuan tidak menghapus selisih. Selisihnya tetap terlihat, hanya dibekukan.

Cara menandai / How to mark

Pada baris penyebab (misalnya "Faktur lama tanpa catatan akuntansi"), tekan Tandai sebagai selisih lama, lalu:

1. Jumlah yang diakui: boleh Anda turunkan, tidak boleh lebih besar dari jumlah penyebab saat ini. Jumlah ini dibekukan.
2. Alasan (wajib, minimal 5 huruf). Contoh: "pembayaran lama dibatalkan, dibereskan bertahap."
3. Tinjau sebelum: tanggal kapan pengakuan ini harus dilihat lagi. Bawaan 30 hari dari hari ini, paling lama 90 hari.
4. Tekan Simpan pengakuan. Pengakuan tercatat atas nama Anda beserta alasan dan tanggal.

Aturan yang perlu diingat / Rules

• Hanya penyebab yang sudah dikenali sistem yang bisa diakui. "Belum diketahui penyebabnya" tidak bisa diakui.
• Hanya pengguna dengan izin mengelola Cek Pembukuan yang bisa menandai atau membatalkan pengakuan.
• Total semua pengakuan tidak boleh lebih besar dari selisih sekarang. Kalau lebih besar, pengakuan ditolak atau tidak lagi dipercaya.
• Pengakuan tidak bisa disimpan kalau hasil pemeriksaan terakhir gagal atau sudah lama. Tunggu pemeriksaan berikutnya berhasil.
• Temuan kembali menjadi Segera (merah) kalau salah satu terjadi:
  • selisih naik di atas jumlah yang diakui (toleransi Rp 1.000 untuk seluruh penyebab), atau
  • tanggal "Tinjau sebelum" sudah lewat.
• Mengubah pengakuan sama dengan membatalkan yang lama lalu membuat yang baru. Pengakuan lama tetap ada di riwayat.
• Batalkan pengakuan wajib disertai alasan (minimal 5 huruf). Bagian itu kembali dihitung sebagai perlu dicek.
• Lihat riwayat pengakuan menampilkan siapa yang mengakui, kapan, alasannya, tanggal tinjau, dan bila dibatalkan: siapa, kapan, dan alasannya.

Kalau ada temuan, apa yang saya lakukan? / What to do about a finding

1. Baca dulu satu kalimat "apa yang terjadi" dan langkahnya. Jangan panik: tidak semua merah berarti uang hilang. Banyak yang berasal dari data impor lama.
2. Tekan "Saya yang tangani" supaya jelas siapa penanggung jawabnya, lalu buka laporan atau dokumen terkait lewat tombol di rincian temuan.
3. Tanyakan ke akuntan Anda bila:
   • penyebabnya "Belum diketahui",
   • jumlahnya besar,
   • temuan menyangkut periode yang sudah ditutup bukunya, atau
   • Anda ragu apakah perlu mengoreksi atau cukup diakui sebagai selisih lama.
4. Perbaiki sumbernya, jangan menghapus jurnal sembarangan. Hindari menghapus atau mengubah jurnal hanya supaya tanda menjadi hijau. Koreksi yang benar biasanya berupa jurnal penyesuaian dengan keterangan. Untuk selisih nilai stok, akuntan menentukan dulu kapan selisih mulai muncul: bila bulannya belum ditutup, koreksi di bulan itu; bila sudah ditutup, catat koreksi di bulan berjalan dengan keterangan.
5. Setelah diperbaiki, tunggu pemeriksaan malam berikutnya. Sebagian temuan selesai sendiri bila tidak ditemukan lagi. Temuan selisih uang tidak pernah ditutup otomatis: ia diberi catatan "sudah lolos" dan Anda yang menekan Tandai selesai setelah memastikan penyebabnya benar-benar dikoreksi.

Tanya jawab / FAQ

Kenapa merah padahal laporan saya kelihatan benar? Cek Pembukuan membandingkan laporan dengan catatan di belakangnya. Laporan bisa terlihat wajar sementara catatan akuntansinya berbeda, misalnya karena faktur hasil impor yang tidak punya jurnal atau pembayaran yang dibatalkan. Buka temuannya untuk melihat tiga angka dan penyebabnya. Merah juga bisa muncul karena selisih lama yang tadinya diakui sudah naik atau tanggal tinjaunya lewat.

Kenapa ada area yang tertulis "Belum dicek"? Area itu belum diperiksa untuk organisasi Anda, atau pemeriksaannya belum lengkap (misalnya daftar akunnya terlalu banyak). Itu bukan tanda aman. Selama ada area yang belum dicek, tanda dashboard tidak akan hijau.

Kenapa tanda dashboard abu-abu "Pengecekan gagal"? Pemeriksaan malam terakhir tidak berhasil atau hasilnya sudah terlalu lama. Temuan yang tampil berasal dari pemeriksaan terakhir yang berhasil dan bisa sudah usang. Tidak perlu berbuat apa-apa: pemeriksaan dicoba lagi malam berikutnya dan tim kami diberi tahu.

Apakah Cek Pembukuan mengubah pembukuan saya? Tidak. Ia hanya membaca. Tidak ada transaksi, jurnal, atau laporan yang diubah atau dihapus olehnya. Satu-satunya yang tersimpan adalah catatan temuan, siapa yang menangani, dan pengakuan selisih lama beserta alasannya.

Apakah akuntan saya perlu tahu? Sebaiknya ya, terutama untuk selisih besar atau yang "Belum diketahui penyebabnya". Akuntan Anda bisa diberi peran Akuntan dan melihat halaman ini langsung. Menandai selisih lama paling baik dilakukan setelah akuntan memahami penyebabnya.

Apa itu selisih lama? Selisih dari data lama, misalnya hasil impor dari software sebelumnya, yang sudah dipahami akuntan. Jumlahnya dibekukan dan tetap terlihat. Kalau bertambah atau tanggal tinjau lewat, temuan kembali merah.

Kenapa saya tidak bisa menandai bagian "Belum diketahui" sebagai selisih lama? Karena penyebabnya belum diketahui. Mengakui sesuatu yang belum dipahami bisa menyembunyikan kesalahan. Telusuri dulu penyebabnya bersama akuntan.

Saya sudah memperbaiki, kenapa temuannya masih ada? Hasil hanya diperbarui sekali semalam. Tunggu pemeriksaan malam berikutnya. Temuan selisih uang juga memang tidak ditutup otomatis: setelah lolos, Anda yang menekan Tandai selesai.

Bisakah temuan dihapus? Tidak ada tombol hapus. Yang ada: Tandai selesai, atau Abaikan dengan alasan yang tercatat atas nama Anda. Keduanya bisa dibuka lagi.

Kenapa Kasir tidak bisa membuka halaman ini? Halaman ini memuat angka keuangan seluruh usaha, jadi hanya Owner, Admin, dan Akuntan yang bisa melihatnya.

---