Pembelian / Purchases

Terakhir diperbarui / Last updated: 2026-08-14 Modul / Module: (dashboard)/pembelian Versi / Version: 1.2

---

Ringkasan / Overview

Modul Pembelian adalah pusat pengelolaan seluruh siklus pengeluaran bisnis yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa dari supplier — mulai dari Purchase Order (PO / Pesanan Pembelian), penerimaan tagihan dari supplier (Invoice Pembelian), pencatatan pembayaran hutang usaha, hingga retur pembelian jika ada barang yang dikembalikan ke supplier.

Setiap tagihan pembelian (invoice pembelian) yang diinput otomatis mencatat jurnal akuntansi: debit Persediaan atau akun Beban, kredit Hutang Dagang (Accounts Payable). Saat pembayaran dilakukan, jurnal kedua dibuat: debit Hutang Dagang, kredit Kas/Bank. Prinsip double-entry ini menjamin semua kewajiban usaha tercatat dengan benar.

Modul Pembelian juga terintegrasi dengan modul Sales Order — ketika ada Sales Order dengan status CONFIRMED yang belum memiliki PO, sistem menampilkan banner peringatan di halaman PO agar tidak ada pesanan pelanggan yang terlewat diproses pengadaannya.

Kasus: Anda belanja ke vendor, tapi vendor kurang kirim barang, atau salah kirim barang yang nilainya tidak sesuai faktur — dan vendor tidak mau bertanggung jawab (tidak akan melengkapi kekurangan dan tidak memproses koreksi). Akibatnya Penerimaan Barang tidak bisa cocok dengan faktur: ada sisa yang tidak pernah diterima, hutang ke vendor terlihat lebih besar dari barang yang benar-benar masuk, dan baris faktur "nyangkut" seolah masih menunggu barang.

Fitur ini hanya untuk mode pembelian Standar/Strict (yang punya langkah Penerimaan Barang terpisah). Di mode Sederhana, cukup edit faktur ke jumlah/nilai yang benar-benar diterima — tidak perlu fitur ini. Anda tidak perlu membuat Retur (tidak ada barang yang dikembalikan).

Cara menyelesaikan:

1. Buka detail Faktur Pembelian yang barangnya kurang/salah diterima.
2. Klik tombol "Selesaikan Selisih" (muncul saat ada barang yang belum diterima penuh).
3. Centang baris barang yang tidak akan datang lagi.
4. Pilih bagaimana selisihnya ditanggung:
   • Kurangi tagihan ke vendor (rekomendasi) — Anda tidak membayar barang yang tidak diterima. Hutang ke vendor otomatis berkurang sesuai barang yang benar-benar masuk. Pilih ini kalau vendor setuju menagih lebih sedikit, atau tagihan belum dibayar.
   • Tetap bayar penuh, akui rugi — Anda terpaksa tetap bayar penuh, jadi selisihnya diakui sebagai kerugian (akun Kerugian Selisih Pembelian). Pilih ini kalau vendor tetap menagih penuh dan Anda tidak bisa menahannya.
5. Isi alasan (mis. "vendor tidak kirim sisa & tidak mau ganti") → Selesaikan Selisih.

Apa yang sistem lakukan otomatis (Anda tidak perlu hitung manual): membersihkan saldo "Persediaan Belum Ditagih" yang nyangkut, membalik PPN atas barang yang tidak diterima, tanpa mengubah stok (barang itu memang tidak pernah masuk gudang), dan menutup baris faktur agar tidak muncul lagi sebagai menunggu barang.

Catatan: setelah selisih diselesaikan, faktur tidak bisa lagi dibatalkan (Void) — penyelesaian ini bersifat final. Jika ada penerimaan barang yang sedang menunggu pembatalan, selesaikan dulu pembatalan itu sebelum menyelesaikan selisih.

Kasus: Faktur pembelian sudah lunas atau sebagian lunas, tapi vendor menagih biaya tambahan belakangan — misalnya ongkir kirim yang baru datang setelah barang diterima, atau biaya lain yang tidak masuk faktur asli. Faktur asli tidak diubah/tidak dibuka kembali — sistem membuat tagihan baru terpisah yang tertaut ke faktur asal.

Cara membuat:

1. Buka detail Faktur Pembelian yang statusnya LUNAS atau SEBAGIAN LUNAS.
2. Klik tombol "Biaya Tambahan".
3. (Mode "1 Faktur", tanpa centang "Hitung ke HPP") Pilih dulu "Ini biaya apa?" — Selisih kurs, Ongkir/handling, Bea masuk, PPN Masukan, Koreksi harga vendor, Biaya admin bank, Denda/bunga/jasa, atau Lainnya. Sistem akan menyarankan akun yang cocok berdasarkan jawaban ini (tinggal klik "Pakai akun ini" kalau setuju) — rekomendasi ini cuma bantuan, akun akhir tetap bisa dipilih manual. Kalau akun yang disarankan belum ada di daftar akun organisasi, ada link langsung ke Pengaturan Akun Sistem untuk memetakannya.
4. Isi Deskripsi, Nominal, dan Akun Beban (bisa diketik untuk mencari akun).
5. (Opsional) Centang "Hitung ke HPP" kalau biaya ini termasuk biaya perolehan barang (mis. ongkir masuk atas barang yang dibeli) — biaya akan dikapitalisasi ke Persediaan (untuk barang yang masih ada stoknya) atau langsung ke HPP (untuk barang yang sudah terjual), bukan dicatat sebagai beban periode berjalan biasa. Opsi ini otomatis nonaktif kalau faktur tidak punya baris barang (dan field "Ini biaya apa?" ikut hilang begitu dicentang, karena jalur kapitalisasi punya alurnya sendiri).
6. Klik "Buat Tagihan".

Alokasi ke banyak faktur sekaligus: kalau 1 tagihan biaya (mis. 1 faktur dari jasa ekspedisi) sebenarnya menutupi beberapa faktur pembelian sekaligus, pilih toggle "Banyak Faktur" di langkah 2 — cari dan centang semua faktur terkait (boleh vendor barangnya berbeda dari vendor tagihan biaya ini), lalu isi 1 nominal total. Sistem otomatis membagi nominal secara proporsional sesuai nilai masing-masing faktur (faktur bernilai lebih besar dapat porsi lebih besar) — preview pembagian tampil sebelum disubmit.

Catatan: tagihan tambahan ini perlu dibayar terpisah dari faktur aslinya (muncul di daftar Tagihan Terkait pada faktur induk).

Kasus: Anda baru sadar harga satuan di Faktur Pembelian yang sudah Sebagian Dibayar atau Lunas ternyata salah (salah ketik, salah baca faktur vendor, atau vendor mengubah harga belakangan) — dan Anda ingin memperbaikinya.

Faktur yang sudah punya pembayaran tidak bisa diedit langsung, termasuk harga satuannya — halaman Edit akan otomatis kembali ke halaman detail faktur kalau dicoba. Ini bukan bug: harga itu sudah tercermin di saldo Hutang Dagang, dan kalau barangnya sudah diterima, juga sudah dipakai untuk menghitung nilai Persediaan/HPP (Moving Average Cost). Mengubah angkanya langsung akan membuat saldo-saldo itu tidak sinkron dengan yang sudah tercatat/terpakai.

Solusinya: fitur Koreksi Harga. Faktur asli tidak diubah — sistem membuat faktur koreksi terpisah (tertaut ke faktur asal) yang otomatis menyesuaikan Persediaan/HPP dan Hutang sesuai selisih harganya.

Cara pakai:

1. Buka detail Faktur Pembelian yang statusnya Sebagian Dibayar atau Lunas.
2. Klik tombol/drawer "Koreksi Harga".
3. Pilih baris barang yang harganya salah, isi harga yang benar.
4. Kalau faktur ada PPN, isi Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) untuk faktur koreksinya.
5. Simpan — sistem membuat faktur koreksi otomatis.

Yang terjadi otomatis di belakang layar (tidak perlu Anda hitung manual):

• Selisih harga dibagi otomatis antara barang yang masih ada stoknya (masuk ke akun Persediaan, menyesuaikan HPP rata-rata/Moving Average Cost) dan yang sudah terjual (masuk ke akun HPP langsung).
• Kalau harga naik: faktur koreksi menambah Hutang ke vendor (tagihan baru).
• Kalau harga turun: faktur koreksi otomatis berstatus Lunas dan langsung mengurangi Hutang (tidak menambah tagihan baru).

Batasan:

• Selisih nilai koreksi tidak boleh lebih besar dari nilai stok yang masih ada dikali harga pokoknya saat ini (supaya persediaan tidak sampai bernilai negatif).
• Untuk org mode pembelian Standar/Strict, barang harus sudah ada Penerimaan Barang yang diposting dulu (barangnya harus sudah benar-benar masuk ke Persediaan, bukan masih di akun sementara "Persediaan Belum Ditagih").
• Faktur asli tidak bisa dibatalkan (Void) selama masih ada faktur koreksi aktif untuknya.

Kasus: Ada pembayaran yang salah dicatat pada Faktur Pembelian — misalnya faktur duplikat yang sudah kadung dibayar, salah pilih faktur saat mencatat pembayaran, atau nominal yang salah input — dan Anda ingin membatalkannya.

Cara pakai: buka detail Faktur Pembelian-nya → cari pembayaran yang salah di bagian "Riwayat Pembayaran" → klik ikon tempat sampah (🗑) di baris pembayaran tersebut untuk Batalkan Pembayaran, atau ikon perisai (🛡) untuk Ajukan Void kalau akun Anda tidak punya izin membatalkan langsung.

• Batalkan langsung — untuk akun yang punya izin hapus pembayaran (biasanya Akuntan/Admin/Owner). Jurnal pembalik langsung diposting begitu dikonfirmasi, dan status faktur kembali seperti sebelum pembayaran itu dicatat.
• Ajukan Void — untuk akun yang hanya punya akses lihat. Permintaan dikirim ke penyetuju untuk ditinjau; badge "Menunggu Persetujuan Void" muncul di baris pembayaran sampai disetujui/ditolak. Penyetuju bisa langsung menyetujui/menolak dari halaman detail faktur yang sama (tombol Setujui/Tolak), tidak perlu buka Kotak Masuk Persetujuan.
• Alasan pembatalan wajib diisi (minimal 10 karakter), dan Anda bisa melampirkan foto/bukti pendukung jika perlu.

Catatan: kalau faktur punya Saldo Kredit Vendor aktif dari Koreksi Harga (lihat bagian di atas), pembayarannya tidak bisa dibatalkan sampai saldo kreditnya diselesaikan dulu — sistem akan menampilkan pesan errornya.

Kasus: Berbeda dari "Biaya Tambahan (Tagihan Lanjutan)" di atas (yang dipakai SETELAH faktur lunas), fitur ini untuk org dengan mode pembelian SIMPLE yang mau langsung memasukkan biaya ongkir/kirim ke nilai persediaan SAAT membuat atau mengedit Faktur Pembelian itu sendiri — sebelum faktur dibayar sama sekali.

Cara pakai:

1. Di Buat Faktur Pembelian (atau edit faktur SIMPLE yang belum lunas), isi baris "Biaya Tambahan" seperti biasa (mis. deskripsi "Ongkir vendor", nominal).
2. Setiap baris biaya jenis tambah (bukan potongan) menampilkan checkbox "Masukkan ke nilai persediaan (HPP)" langsung di bawah baris tersebut.
3. Kalau deskripsinya mirip ongkir/pengiriman, sistem otomatis mencentang checkbox ini dan menampilkan badge "Disarankan AI — PSAK 14" — tetap bisa dicentang/dihapus manual sesuai kebutuhan.
4. Kalau dicentang, biaya akan dialokasikan proporsional ke semua baris barang di faktur yang sama dan menambah nilai persediaannya (bukan dicatat sebagai beban), sesuai PSAK 14.
5. Simpan faktur seperti biasa.

Catatan: hanya tersedia untuk org mode pembelian SIMPLE. Untuk mode STANDARD/STRICT (ada langkah Penerimaan Barang terpisah), gunakan jalur "Biaya Tambahan (Tagihan Lanjutan)" di atas setelah faktur dibayar — sistem akan menampilkan hint otomatis di form kalau org memakai mode ini.

Apa itu konsinyasi vendor? Konsinyasi (titip jual) adalah model di mana vendor/supplier menitipkan barang ke toko kamu tanpa kamu membelinya di depan. Barang tetap milik vendor sampai benar-benar terjual — kamu hanya membayar vendor untuk jumlah yang sudah terjual, bukan untuk seluruh stok yang dititipkan. Ini berbeda dengan pembelian biasa, di mana kamu membayar (atau berutang) atas seluruh barang begitu diterima.

Cara mengaktifkan. Konsinyasi diatur per-produk, bukan per-faktur:

1. Buka halaman Edit Produk untuk produk yang akan dititipkan vendor.
2. Nyalakan toggle "Produk Konsinyasi Vendor".
3. Pastikan organisasimu sudah memiliki flag fitur ini aktif (lihat catatan di atas) — kalau toggle ini tidak terlihat di form Edit Produk, fiturnya belum diaktifkan untuk organisasimu.

Cara menerima barang. Penerimaan barang konsinyasi dicatat di /pembelian/konsinyasi-masuk — mirip Penerimaan Barang biasa, tapi khusus untuk produk yang sudah ditandai konsinyasi. Penerimaan ini tidak membuat jurnal akuntansi apa pun (zero-GL) — karena barang belum jadi milikmu, tidak ada hutang yang tercatat saat ini. Yang tercatat hanyalah jumlah fisik barang yang sekarang ada di gudangmu, untuk keperluan stok.

Cara kerja otomatis saat jual. Ketika produk konsinyasi terjual (lewat POS atau Faktur Penjualan), sistem otomatis:

• Mencatat jurnal: debit Beban Konsinyasi (akun HPP), kredit Hutang Konsinyasi Vendor — hanya untuk kuantitas yang benar-benar terjual, bukan seluruh stok yang dititipkan.
• Mengurangi stok fisik di gudang seperti penjualan biasa.
• Mencatat alokasi dari penerimaan barang mana stok yang terjual itu berasal (first-in-first-out dari penerimaan yang ada).

Kamu tidak perlu melakukan apa pun secara manual saat penjualan — semuanya otomatis selama produknya sudah ditandai konsinyasi.

Cara bayar vendor. Setelah barang konsinyasi terjual dan hutang konsinyasi menumpuk, settlement pembayaran ke vendor dilakukan lewat /pembelian/konsinyasi-masuk/bayar. Halaman ini menampilkan total hutang konsinyasi per vendor yang belum dibayar, dan membuat jurnal pembayaran: debit Hutang Konsinyasi Vendor, kredit Kas/Bank — sama seperti melunasi hutang dagang biasa.

Konsinyasi pabrik: harga dasar, paket, dan laporan mingguan. Untuk organisasi yang fitur konsinyasi pabriknya sudah dinyalakan tim FirstJournal (flag terpisah, bukan untuk semua pengguna):

• Isi pcs per paket. Satu paket = satu produk sendiri. Isi "Isi pcs per paket" di Edit Produk (tab Pengadaan) supaya laporan bisa menghitung jumlah pcs yang terjual.
• Harga dasar. Di form penerimaan, kolom harga adalah harga dasar PER PAKET (harga per pcs pabrik x isi pcs), bukan harga jual di kasir. Bagian pabrik (bawaan 70%) dihitung dari harga dasar ini.
• Unggah Excel pricelist. Di form penerimaan, unggah file Excel dari pabrik (maks. 2 MB). Sistem membaca kolom BARCODE, KODE BARANG, Harga/pcs, Harga/paket, dan Pcs/paket langsung di perangkatmu. Baris yang bermasalah ditandai merah (misalnya harga paket tidak sama dengan harga per pcs x isi) dan harus diperbaiki atau diabaikan dulu sebelum dipakai.
• Ongkir ke HPP. Isi total ongkir pengiriman di form penerimaan sebagai catatan; sistem membaginya rata ke semua pcs yang diterima. Untuk menagihkannya, buka detail penerimaan lalu tekan "Catat ongkir pengiriman" (tidak perlu faktur pembelian lain), atau buka faktur pembelian yang sudah dibayar, pilih "Buat Tagihan Lanjutan", lalu pilih target "Penerimaan konsinyasi" (bisa beberapa penerimaan sekaligus; total yang dialokasikan harus sama dengan nominal tagihan). Selama barangnya belum laku, ongkir tercatat sebagai "Ongkir ditangguhkan". Tiap pcs yang laku memindahkan bagian ongkirnya ke HPP produk itu, jadi margin per produk sudah memuat ongkir. Bila tagihan datang terlambat dan sebagian barang sudah laku, bagian itu langsung masuk HPP pada tanggal tagihan. Ongkir ini bukan persediaan dan tidak mengubah harga rata-rata stok.
• Tutup batch. Untuk barang yang tidak laku, buka Laporan Mingguan, tab "Rekonsiliasi ongkir", lalu tekan "Tutup batch" pada penerimaannya (butuh verifikasi dua langkah). Sisa ongkir dicatat sebagai beban ongkir barang tidak laku dan tidak bisa dibuka kembali. Faktur ongkir yang sebagian sudah dibebankan ke HPP tidak bisa dibatalkan; hubungi admin untuk jurnal balik. Bila sebuah penjualan dibatalkan SETELAH batch ditutup, sisa ongkir muncul lagi di laporan, jadi tutup batch perlu dijalankan lagi. Fitur ongkir ini hanya untuk perusahaan non-PKP (faktur ongkir dicatat tanpa PPN). Faktur ongkir yang masih tertaut tidak bisa diubah lewat retur pembelian atau Koreksi Harga Vendor; lepas tautan atau koreksi lewat Konsinyasi Masuk.
• Laporan Mingguan (/pembelian/konsinyasi-masuk/laporan-mingguan). Per minggu Senin-Minggu: jumlah pcs terjual, hak pabrik (yang harus dibayar), dan dana marketing 5% dari harga dasar yang ditagih ke pabrik (klaim, bukan piutang yang dijurnal). Bisa diekspor ke Excel dan PDF, dan tombol "Bayar" membuka halaman bayar dengan jumlah yang sudah terisi.
• Rekonsiliasi ongkir. Di Laporan Mingguan, tab "Rekonsiliasi ongkir" menampilkan per penerimaan: ongkir ditagih, ongkir dibebankan, ongkir ditangguhkan, dan status tutup batch. Di bawahnya total ongkir ditangguhkan dibandingkan dengan saldo buku besar; selisih ditandai merah.
• Stok konsinyasi di gudang. Di halaman yang sama ada daftar barang titipan yang masih di gudang beserta nilainya. Ini catatan di luar pembukuan: barang titipan belum jadi persediaan atau utang sampai terjual. Bila stok ada di lebih dari satu gudang, saring dengan pilihan "Gudang"; hasil ekspor Excel ikut tersaring. Di ponsel, tombol "Bayar ke pabrik" menempel di bagian bawah layar.
• Pemeriksaan otomatis ongkir. Di tab "Rekonsiliasi ongkir" ada tiga pemeriksaan: ongkir ditangguhkan sama dengan buku besar, ongkir yang dibebankan tidak melebihi tagihan, dan setiap tagihan ongkir punya jurnal. "Ada selisih" berarti ada jurnal manual atau data yang perlu diperiksa akuntan; "Belum dicek" muncul bila laporan dibatasi satu cabang.
• Pengguna yang dibatasi cabang atau gudang hanya melihat penerimaan, hutang, dan laporan dari cakupannya sendiri.

Hal penting yang perlu diketahui:

• Produk konsinyasi tidak boleh sekaligus produk dengan resep/BOM (recipe-tracked) — sistem akan menolak kombinasi ini saat Edit Produk.
• Penjualan produk konsinyasi tetap diizinkan walau stok tercatat habis (oversell) — ini keputusan bisnis yang disengaja, dan dicatat sebagai jejak audit (CONSIGNMENT_OVERSOLD) untuk ditinjau, bukan diblokir.
• Kalau transaksi penjualan dibatalkan (void) setelah hutang konsinyasinya sudah dibayar ke vendor, sistem akan menolak pembatalan otomatis — perlu penyesuaian manual karena vendor sudah menerima uangnya.
• Retur sebagian (bukan void penuh) untuk produk konsinyasi tidak didukung lewat tombol retur biasa — gunakan void penuh atau penyesuaian manual, supaya hutang konsinyasi tidak salah hitung.
• Retur penjualan, nota kredit, dan nota kompensasi untuk produk konsinyasi juga tidak didukung: bagian pabrik sudah dihitung dari harga jual aslinya dan tidak ikut dikoreksi otomatis. Hubungi admin untuk penyesuaian manual.
• Stok barang titipan tetap terlihat di Kartu Stok dan kolom Stok laporan, tetapi tidak dihitung sebagai nilai persediaan (Laporan Persediaan memberi tanda "Titipan" dan nilainya Rp0), karena barang itu milik pabrik dan penerimaannya tidak dijurnal. Rincian barang titipan ada di Laporan Mingguan Konsinyasi.
• Pencatatan ongkir konsinyasi ("Catat ongkir pengiriman") dicatat tanpa PPN Masukan, jadi hanya untuk perusahaan yang tidak mengkreditkan PPN masukan. Menekan Buat Tagihan dua kali tidak membuat tagihan ganda. Tagihan ongkir yang masih tertaut tidak bisa diubah lewat retur, koreksi harga, atau ubah faktur; lepaskan tautannya dulu di halaman penerimaan.

Pakai Komplain Barang saat barang dari vendor datang rusak, kurang, salah kirim, atau kualitasnya tidak sesuai, dan Anda perlu mengajukan klaim ke vendor dengan bukti foto. Komplain Barang hanya dokumen: tidak membuat jurnal, tidak mengubah stok, dan tidak mengubah hutang. Kalau barang benar-benar dikembalikan atau Anda butuh nota kredit, buat Retur Pembelian.

Cara membuat komplain, langkah demi langkah

1. Buka Pembelian → Komplain Barang. Layar langsung terbuka di tab Data Baru (tab Daftar ada di paling kiri).
2. Pilih Vendor. Atau mulai dari tombol Buat Komplain Barang di detail PO, Pesanan, Penerimaan Barang, atau Faktur Pembelian: vendor dan dokumen asal terisi otomatis.
3. (Opsional) Klik Hubungkan ke dokumen pembelian, pilih jenis dokumen (Purchase Order, Pesanan, Penerimaan PO, Penerimaan Barang, Faktur Pembelian), cari nomornya, lalu pilih. Setelah itu klik Pilih dari [nomor dokumen] untuk menarik barang dari dokumen itu. Dokumen yang barangnya ratusan ditampilkan per halaman; cari dengan nama atau SKU. Lepas dokumen membuang tautan beserta barang yang ditarik darinya.
4. Barang di luar dokumen: cari lewat nama atau SKU di kotak Tambah barang.
5. Untuk tiap barang isi jumlah yang bermasalah (tidak boleh melebihi jumlah yang diterima, atau yang dipesan bila belum ada penerimaan), jenis masalah (Rusak, Kurang, Salah barang, Kualitas, Lainnya), dan uraian. Ambil foto langsung dari kamera HP (maksimal 6 per barang). Foto disarankan tetapi tidak wajib.
6. Klik Simpan Komplain. Komplain mendapat nomor KMP-YYMMDD-NNN dan status Draf. Foto diunggah tepat setelah disimpan.

Mengubah komplain yang masih Draf

1. Buka detail komplain berstatus Draf, klik Ubah (perlu izin Ubah pada Komplain Barang).
2. Ganti jumlah, jenis masalah, uraian, tanggal, atau catatan; tambah barang; hapus barang; ganti atau lepas dokumen asal. Vendor tidak bisa diganti. Foto: tambah dengan Ambil foto atau Dari galeri, hapus dengan tanda X (selalu ada konfirmasi).
3. Klik Simpan Perubahan. Barang yang tidak dihapus tetap membawa fotonya; barang yang dihapus ikut menghapus fotonya. Klik Batal bila tidak jadi: semua perubahan, termasuk foto yang tadi ditandai hapus, dikembalikan.
4. Bila muncul "Komplain sudah diubah orang lain, muat ulang", rekan Anda menyimpan lebih dulu atau komplain sudah ditandai Dikirim. Klik Muat ulang data komplain, lalu ulangi perubahan Anda.
5. Komplain yang sudah Dikirim tidak bisa diubah isinya: Batalkan dengan alasan, lalu buat komplain baru.

Mengisi banyak barang sekaligus dari Excel

1. Di form komplain (setelah memilih vendor atau dokumen asal), klik Impor Excel.
2. Klik Unduh template. Bila komplain berasal dari sebuah dokumen (misalnya PO.726), template sudah berisi SKU dan nama barang di dokumen itu. Isi Jumlah Bermasalah, Jenis Masalah (Rusak, Kurang, Salah barang, Kualitas, atau Lainnya), dan Uraian; hapus baris yang tidak dikomplain.
3. Unggah file (.xlsx atau .csv, maksimal 2 MB). Pratinjau menunjukkan baris yang Siap dan yang Dilewati beserta alasannya, misalnya SKU tidak ada di dokumen, jumlah melebihi jumlah di dokumen, atau jenis masalah tidak dikenal. Baris yang dilewati bisa diunduh sebagai CSV untuk diperbaiki.
4. Klik Masukkan N barang ke form. Barang masuk ke form, tetapi belum tersimpan sampai Anda menekan Simpan Komplain. Foto tidak ikut diimpor: tambahkan foto per barang setelah barisnya masuk.
5. Tulis jumlah sebagai angka polos (1500 atau 1,5). Angka seperti 1.500 dianggap membingungkan dan dilewati. SKU harus sama persis; sistem tidak menebak.

Mengirim ke vendor

1. Buka detail komplain. Tombol Cetak membuka lembar cetak, Unduh PDF mengunduh PDF.
2. Klik Kirim via WhatsApp: unduh PDF, klik Buka WhatsApp (pesan berisi nomor KMP, vendor, rujukan PO, dan jumlah barang sudah tertulis), lampirkan PDF yang tadi diunduh, lalu kirim. WhatsApp tidak bisa menerima lampiran otomatis dari aplikasi.
3. Kembali ke FirstJournal dan pilih Ya, Tandai Dikirim. Sebelum itu, isinya masih bisa diubah lewat Ubah; setelah Dikirim, isi barang tidak bisa diubah.
4. Saat vendor sudah menyelesaikan (mengganti, mengkreditkan, dll.), klik Tandai Selesai dan isi catatan. Salah buat? Batalkan dengan alasan; komplain tidak dihapus.

PDF untuk komplain besar. Komplain dengan 100 barang atau lebih menjadi PDF multi-halaman dengan judul kolom berulang. Agar ukuran file ringan untuk WhatsApp, maksimal 24 foto yang ikut tercetak sebagai gambar kecil; sisanya ditulis "dan N foto lainnya" dengan tautan ke halaman komplain.

Izin. Melihat: Komplain Barang → Lihat; membuat: Buat; menandai Dikirim/Selesai, mengubah isi Draf, dan menambah atau menghapus foto komplain yang sudah ada: Ubah; membatalkan: Batalkan. Pembuat komplain tetap bisa menambah foto ke Draf miliknya selama 30 menit pertama.

Bertanya ke Prince. Prince bisa menjawab "ada komplain barang yang belum selesai?", "komplain ke vendor X bulan ini", dan merinci komplain berdasarkan nomor KMP. Prince hanya membaca; untuk membuat komplain gunakan form di atas.