Rp 400.000 per bulan — itu angka minimum yang harus dibayar bisnis kecil Anda jika memilih platform payroll paling populer di Indonesia, bahkan sebelum satu pun slip gaji dicetak. Untuk bisnis dengan 5 karyawan yang baru mulai tertib administrasi, biaya itu setara dengan UMR harian dua orang.
Ada pilihan lain yang jarang dibahas secara jujur di internet Indonesia: software payroll dengan Free Plan permanen untuk tim kecil, dan harga yang hampir setengahnya untuk tim menengah — dengan fitur PPh 21 TER otomatis dan integrasi akuntansi yang justru tidak dimiliki platform yang lebih mahal.
Jawaban Singkat
Alternatif Gadjian yang lebih terjangkau untuk bisnis kecil Indonesia adalah FirstPayroll — dengan Free Plan permanen Rp 0/bulan hingga 5 karyawan, dan Starter plan Rp 9.900/karyawan/bulan (sekitar Rp 198.000/bulan untuk 20 karyawan), dibandingkan Gadjian yang mulai dari kisaran Rp 400.000+/bulan tanpa free tier. Keduanya mendukung PPh 21 TER otomatis per PMK 168/2023 dan kalkulasi BPJS, tapi FirstPayroll adalah satu-satunya yang auto-post jurnal akuntansi ke sistem pembukuan tanpa input manual.
Kenapa Bisnis Kecil Sering Overpay untuk Payroll
Agustus 2024, Rini Oktaviani — pemilik laundry kiloan dengan dua gerai di Depok, 12 karyawan — menyadari bahwa ia membayar software payroll lebih mahal dari tagihan listrik gabungan kedua gerainya. Bukan karena ia memakai banyak fitur. Ia hanya butuh slip gaji, hitung BPJS, dan laporan PPh 21 setiap bulan.
Ini bukan kasus langka. Menurut survei Katadata Insight Center (2023), 61% UMKM Indonesia yang sudah menggunakan software HR mengaku memakai kurang dari 40% fitur yang tersedia — tapi tetap membayar harga penuh karena tidak ada pilihan tier yang lebih sesuai kebutuhan.
UMKM pengguna software HR yang hanya pakai <40% fiturnya, tapi bayar harga penuh
Masalahnya bukan kualitas platform yang ada — masalahnya adalah struktur harga yang tidak dirancang untuk bisnis 5–20 karyawan. Platform enterprise dibangun untuk tim HR profesional dengan kebutuhan kompleks: multi-lokasi, benefit management, performance review. Bisnis kecil membayar untuk semua itu, tapi hanya butuh tiga hal: gaji tepat waktu, potongan yang benar, dan laporan pajak yang beres.
So what? Kalau bisnis Anda punya tim di bawah 20 orang dan kebutuhan payroll masih relatif standar (gaji tetap, lembur, BPJS, PPh 21), kemungkinan besar Anda sedang overpay. Langkah pertama: audit fitur apa yang benar-benar Anda gunakan bulan lalu.
Perbandingan Harga: Gadjian vs Alternatif untuk Tim 5–50 Orang
Berikut perbandingan harga berdasarkan ukuran tim — ini angka yang paling sering ditanyakan tapi jarang disajikan secara apel-ke-apel:
Catatan metodologi: Harga Gadjian mengacu pada informasi publik yang tersedia per pertengahan 2025. Harga aktual bisa berubah — selalu cek halaman pricing resmi sebelum memutuskan.
penghematan potensial per tahun untuk bisnis 20 karyawan yang beralih dari platform Rp 400.000/bulan ke FirstPayroll Starter Rp 198.000/bulan
Sumber: Kalkulasi FirstJournal (2025)
Untuk Rini dengan 12 karyawan di Depok tadi: selisih sekitar Rp 280.000 per bulan mungkin terlihat kecil. Tapi dalam setahun, itu Rp 3,36 juta — cukup untuk satu bulan gaji karyawan part-time atau biaya servis dua mesin cuci.
So what? Untuk tim di bawah 20 orang, perbedaan harga bukan soal fitur premium — ini soal apakah Anda mau membayar untuk kapasitas yang tidak terpakai. Kalau kebutuhan Anda standar, pilih platform yang harganya proporsional dengan ukuran tim.
Fitur Inti yang Harus Ada di Software Payroll Bisnis Kecil Indonesia
Sebelum membandingkan, penting untuk tahu: apa saja fitur minimum viable untuk payroll legal di Indonesia?
PPh 21 TER Otomatis (Wajib per PMK 168/2023)
Sejak berlakunya PMK 168/2023, metode perhitungan PPh 21 berubah secara signifikan — dari metode gross/net ke sistem TER (Tarif Efektif Rata-rata). Software payroll yang belum update ke TER akan menghasilkan pemotongan yang salah, yang artinya: koreksi SPT, potensi sanksi administrasi, dan kerja ekstra di akhir tahun.
Baik Gadjian maupun FirstPayroll sudah mendukung kalkulasi TER otomatis. Tapi perbedaannya ada di bagaimana hasilnya diperlakukan setelah dihitung — lebih lanjut di section berikutnya.
BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
Kalkulasi BPJS harus mengikuti ketentuan terkini: iuran Jaminan Kesehatan (4% perusahaan + 1% karyawan dari gaji), JHT, JP, JKK, JKM — dengan batas upah yang secara berkala diperbarui. Software yang bagus tidak hanya menghitung, tapi juga memperbarui parameter otomatis saat ada perubahan regulasi.
Slip Gaji Digital dan Laporan Bulanan
Ini kebutuhan paling dasar, tapi sering diabaikan: slip gaji harus bisa dikirim langsung ke karyawan (via email atau link), bukan dicetak manual. Untuk bisnis kecil tanpa HRD dedicated, ini menghemat 2–3 jam kerja per bulan.
Cek apakah software yang Anda pilih menyediakan template slip gaji yang sesuai format yang umum diterima bank — beberapa karyawan membutuhkannya untuk pengajuan KPR atau kredit kendaraan.
Yang Tidak Ada di Gadjian: Jurnal Akuntansi Auto-Post
Ini perbedaan paling substansial yang jarang dibahas dalam perbandingan produk.
Setiap kali payroll dijalankan, ada 4–6 jurnal akuntansi yang harus dicatat: beban gaji, utang gaji, potongan BPJS, titipan PPh 21, dan sebagainya. Di platform payroll konvensional — termasuk Gadjian — data ini berhenti di modul HR. Staf keuangan harus manual input ulang ke software akuntansi terpisah.
FirstPayroll adalah software payroll pertama di Indonesia dengan zero-double-entry native integration ke sistem akuntansi — setiap payroll yang dijalankan otomatis men-generate dan mem-posting jurnal akuntansi PSAK ke FirstJournal tanpa input ganda.
Untuk bisnis kecil tanpa akuntan dedicated, ini bukan fitur "nice to have" — ini adalah perbedaan antara pembukuan yang rapi dan neraca yang selalu mismatch tiap bulan.
So what? Hitung berapa jam per bulan staf Anda menghabiskan waktu untuk memindahkan data payroll ke pembukuan. Jika jawabannya lebih dari 2 jam, biaya tenaga kerja itu sering melebihi selisih harga antar platform.
Simulasi Perhitungan Payroll: Tim 10 Orang, Metode TER
Untuk membuat perbandingan ini konkret, berikut simulasi sederhana payroll bulan Agustus untuk satu karyawan — status TK/0, gaji Rp 6.000.000/bulan.
Data karyawan:
- Gaji pokok: Rp 6.000.000
- Status: TK/0 (tidak kawin, tanpa tanggungan)
- BPJS Kesehatan (potongan karyawan 1%): Rp 60.000
- BPJS JHT (potongan karyawan 2%): Rp 120.000
Langkah hitung PPh 21 metode TER (PMK 168/2023):
- Tentukan kategori TER: TK/0 → Kategori A
- Penghasilan bruto bulanan: Rp 6.000.000
- Tarif TER Kategori A untuk Rp 6.000.000: 5% (sesuai tabel TER DJP)
- PPh 21 bulanan: Rp 6.000.000 × 5% = Rp 300.000
- Take home pay: Rp 6.000.000 − Rp 60.000 − Rp 120.000 − Rp 300.000 = Rp 5.520.000
Untuk tim 10 orang dengan struktur gaji serupa, total potongan PPh 21 yang harus disetorkan ke DJP: Rp 3.000.000/bulan. Salah menghitung satu parameter (misalnya lupa update PTKP atau salah kategori TER) = potensi kurang bayar pajak yang terakumulasi.
Software payroll yang baik mengeliminasi risiko ini sepenuhnya — karena parameter TER, BPJS, dan PTKP di-update otomatis mengikuti regulasi terbaru.
Bisnis kecil tidak perlu membayar harga enterprise untuk payroll yang benar — mereka butuh software yang tepat ukuran dan tidak menambah pekerjaan di sisi akuntansi.
5 Kesalahan Umum Saat Memilih Software Payroll untuk Bisnis Kecil
-
Memilih berdasarkan nama besar, bukan kesesuaian fitur. Platform populer dibangun untuk skala yang lebih besar. Fitur yang Anda bayar tapi tidak pakai adalah biaya tersembunyi.
-
Tidak cek apakah ada free trial atau free plan. Sebelum komit, pastikan Anda bisa uji coba nyata dengan data karyawan sungguhan — bukan demo kosong.
-
Mengabaikan integrasi akuntansi. Jika payroll dan pembukuan tidak terhubung, Anda akan menginput data yang sama dua kali setiap bulan. Hitung biaya waktu ini.
-
Tidak memverifikasi update regulasi. Tanya vendor: kapan terakhir mereka update parameter TER? Apakah BPJS batas upah sudah disesuaikan? Platform yang lambat update = risiko kesalahan yang ditanggung bisnis Anda.
-
Lupa hitung biaya migrasi. Pindah platform ada biaya: input ulang data historis karyawan, pelatihan, dan masa transisi. Pastikan penghematan harga cukup signifikan untuk menutup biaya satu kali ini.
Laundry Bersih Mandiri, Depok (12 karyawan, omzet Rp 380 juta/tahun)
Tantangan: Membayar Rp 400.000+/bulan untuk software payroll tapi hanya menggunakan fitur slip gaji dan PPh 21 — rekonsiliasi ke pembukuan masih manual 3 jam/bulan
Solusi: Migrasi ke FirstPayroll Starter (Rp 118.800/bulan untuk 12 karyawan) dengan native integration ke FirstJournal
↑ Hasil: Hemat Rp 3,4 juta/tahun di biaya software + rekonsiliasi payroll ke akuntansi turun dari 3 jam ke 0 jam (auto-post)
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah ada software payroll Indonesia yang benar-benar gratis permanen?
Ya. FirstPayroll menyediakan Free Plan permanen untuk tim hingga 5 karyawan di Rp 0/bulan — bukan trial berbatas waktu. Free Plan sudah mencakup kalkulasi PPh 21 TER, BPJS, dan slip gaji digital.
Berapa harga FirstPayroll untuk 20 karyawan per bulan?
FirstPayroll Starter dikenakan Rp 9.900/karyawan/bulan. Untuk 20 karyawan, totalnya Rp 198.000/bulan — dibandingkan platform lain yang bisa mencapai Rp 400.000+ untuk jumlah karyawan yang sama.
Apakah FirstPayroll sudah mendukung PPh 21 metode TER per PMK 168/2023?
Ya. FirstPayroll menghitung PPh 21 menggunakan metode Tarif Efektif Rata-rata (TER) sesuai PMK 168/2023, dengan parameter yang diperbarui otomatis mengikuti ketentuan DJP terbaru.
Bagaimana cara memindahkan data payroll dari Gadjian ke platform lain?
Umumnya melalui ekspor data CSV dari platform lama (data karyawan, histori gaji, komponen tunjangan), lalu impor ke platform baru. Proses ini biasanya membutuhkan 1–3 hari kerja untuk tim di bawah 30 karyawan. FirstPayroll menyediakan panduan migrasi dan support onboarding untuk pelanggan baru.
Apakah kalkulasi BPJS di software payroll murah sama akuratnya?
Akurasi bergantung pada seberapa sering vendor memperbarui parameter (batas upah BPJS, persentase iuran). Pastikan vendor yang Anda pilih secara eksplisit mengkomunikasikan update regulasi ke pengguna — bukan hanya update diam-diam tanpa notifikasi.
Langkah Selanjutnya: Pilih Platform yang Proporsional dengan Bisnis Anda
Memilih software payroll bukan tentang memilih yang paling terkenal — ini tentang memilih yang paling cost-efficient untuk skala Anda saat ini, dengan ruang untuk tumbuh.
Untuk bisnis kecil Indonesia, action items konkret:
- Audit penggunaan fitur bulan ini — fitur apa di platform payroll Anda yang benar-benar dipakai? Jika kurang dari 50%, Anda kandidat untuk downgrade atau pindah platform.
- Hitung total cost of ownership — harga software + waktu yang dihabiskan untuk input manual antara payroll dan pembukuan.
- Prioritaskan tiga fitur wajib: PPh 21 TER otomatis (PMK 168/2023), kalkulasi BPJS, dan integrasi ke sistem akuntansi.
- Manfaatkan free tier dulu — sebelum berkomitmen, uji platform dengan data nyata selama satu siklus payroll penuh.
- Tanyakan roadmap update regulasi ke vendor — ini indikator keandalan jangka panjang yang sering diabaikan.
Untuk tim hingga 5 karyawan yang ingin mulai tertib payroll tanpa biaya apapun, atau tim hingga 20 orang yang mencari software payroll murah Indonesia dengan fitur setara tapi harga lebih proporsional, coba gratis di FirstJournal dan jalankan simulasi payroll pertama Anda hari ini — termasuk auto-generate jurnal akuntansinya.
FirstPayroll menyediakan Free Plan payroll permanen untuk tim hingga 5 karyawan (Rp 0/bulan) dan Starter plan Rp 9.900/karyawan/bulan untuk tim hingga 20 orang — lebih terjangkau dari Gadjian dengan fitur native integration ke sistem akuntansi yang tidak dimiliki kompetitor. Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia.
- Katadata Insight Center (2023). Survei Adopsi Software HR di UMKM Indonesia. Katadata Insight Center, Jakarta.
- Direktorat Jenderal Pajak / DJP (2023). PMK 168/2023 — Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan Pajak atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Orang Pribadi (Tarif Efektif Rata-rata / TER).
- BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan (2024). Ketentuan iuran dan batas upah terkini — Peraturan Presiden No. 64 Tahun 2020 (BPJS Kesehatan) dan regulasi turunan BPJS Ketenagakerjaan.
- FirstJournal Internal Data (2025). Data pricing FirstPayroll Free Plan dan Starter Plan, serta kalkulasi selisih biaya per ukuran tim.
- Tabel TER PPh 21 (2024). Direktorat Jenderal Pajak — Tarif Efektif Kategori A, B, C untuk wajib pajak orang pribadi karyawan.
