Cara Mencatat Transaksi Penerimaan dan Pengeluaran Dana Kas Bon (Talangan) di Pembukuan UMKM: Panduan Jurnal Lengkap dari Permintaan Karyawan sampai Penyelesaian

1 dari 3 pemilik UMKM yang pernah memberikan kas bon kepada karyawan tidak punya catatan apapun di buku besar — uang keluar dianggap "biaya" selesai, padahal secara akuntansi itu adalah piutang yang harus dilacak sampai lunas. Kesalahan klasifikasi ini bukan masalah kecil: ketika karyawan resign sebelum kasbon lunas, atau ketika ada 7 karyawan yang punya talangan berjalan secara bersamaan, bisnis tidak punya dasar hukum maupun catatan keuangan yang solid untuk menagih atau memotong.

Panduan ini mengisi celah yang nyaris tidak pernah dibahas tuntas: alur jurnal double-entry kas bon karyawan dari awal sampai selesai — termasuk skenario yang paling sering bikin admin keuangan UMKM bingung.

Jawaban Singkat

Kas bon karyawan dicatat sebagai piutang karyawan (bukan biaya) di sisi debit saat dana dicairkan, dengan kredit ke akun Kas atau Bank. Saat karyawan mengembalikan atau dipotong dari gaji, akun piutang di-kredit dan Kas/Utang Gaji di-debit. Di FirstJournal, seluruh alur ini bisa dilakukan dari satu perintah teks natural — mulai dari pencairan sampai pemotongan gaji bulanan — tanpa perlu input jurnal manual satu per satu.

Kenapa Kas Bon Harus Dicatat sebagai Piutang, Bukan Biaya?

Ini kesalahan paling umum yang ditemukan di pembukuan UMKM: kasbon dicatat langsung sebagai "Beban Operasional" atau bahkan tidak dicatat sama sekali. Padahal secara substansi ekonomi, uang talangan adalah klaim bisnis atas karyawan — uang yang masih harus kembali, bukan uang yang sudah habis dipakai.

Berdasarkan PSAK 55 tentang Instrumen Keuangan: Pengakuan dan Pengukuran, piutang karyawan termasuk dalam kategori loans and receivables — aset keuangan yang diakui pada saat entitas menjadi pihak dalam ketentuan kontraktual instrumen tersebut. Artinya, begitu kas bon disetujui dan uang diserahkan, wajib langsung muncul sebagai aset di neraca, bukan beban di laporan laba rugi.

So what untuk bisnis Anda? Kalau kas bon salah dicatat sebagai biaya, laporan laba rugi Anda terlihat lebih berat dari kenyataannya — dan ketika karyawan mengembalikan uang, Anda tidak tahu harus mempostingnya ke mana. Ini bukan sekadar masalah rapi-rapian pembukuan; ini bisa mempengaruhi keputusan pinjaman bank atau laporan keuangan untuk investor.

Alur Jurnal Lengkap: Dari Formulir Permintaan sampai Pelunasan

Gunakan skenario berikut sebagai ilustrasi: Warung Seblak Mang Ujang, usaha F&B di Bandung dengan 8 karyawan tetap dan omzet Rp 35 juta per bulan. Salah satu karyawannya, Dinda (staf kasir), mengajukan kas bon Rp 1.500.000 pada 5 Maret 2025 untuk keperluan darurat keluarga, dengan kesepakatan dipotong Rp 500.000 per bulan selama 3 bulan dari gaji bulanannya.

Tahap 1 — Pencairan Kas Bon (5 Maret 2025)

Keterangan: Debit ke Piutang Karyawan → mengakui bahwa bisnis punya klaim sebesar Rp 1.500.000 atas Dinda. Kredit ke Kas → uang keluar dari brankas/rekening.

Tahap 2 — Pemotongan Gaji Bulan Pertama (Akhir Maret 2025)

Gaji pokok Dinda Rp 2.800.000. Setelah potongan Rp 500.000 untuk kas bon, take-home pay Dinda bulan ini adalah Rp 2.300.000.

Keterangan: Beban gaji tetap dicatat penuh Rp 2.800.000 (ini penting — jangan hanya mencatat gaji netto). Piutang Karyawan berkurang Rp 500.000. Kas keluar hanya Rp 2.300.000.

Jurnal yang sama diulang untuk akhir April (saldo piutang turun ke Rp 1.000.000) dan akhir Mei (saldo menjadi Rp 0 — kas bon lunas).

Tahap 3 — Konfirmasi Pelunasan

Setelah 3 bulan pemotongan, saldo akun Piutang Karyawan — Dinda harus nol. Ini yang perlu diverifikasi di buku besar setiap tutup bulan.

So what untuk bisnis Anda? Dengan memisahkan jurnal gaji dan jurnal piutang secara eksplisit, Anda punya dua laporan yang bersih: laporan biaya SDM yang akurat, dan aging schedule piutang karyawan yang bisa di-review tiap bulan. Saat ada 5-6 karyawan yang punya kas bon berjalan bersamaan, ini yang mencegah kekacauan.

Skenario Khusus: Karyawan Resign Sebelum Kas Bon Lunas

Ini adalah situasi paling sering menyebabkan kerugian UMKM yang tidak tercatat. Kembali ke kasus Warung Seblak Mang Ujang: misalnya Dinda resign pada akhir April, saat sisa piutang masih Rp 1.000.000.

Opsi 1 — Dipotong dari Pesangon atau Hak Terakhir

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 95 ayat (1), pengusaha dapat memotong upah pekerja untuk pembayaran utang atau ganti kerugian — namun ada batasan: pemotongan tidak boleh melebihi 50% dari upah setiap bulan. Jika karyawan resign dan ada pembayaran akhir (gaji bulan terakhir, sisa cuti, dll.), sisa kas bon bisa langsung dipotong dari pembayaran akhir tersebut.

Opsi 2 — Karyawan Mengembalikan Tunai

Jika Dinda setuju mengembalikan sisa kas bon secara tunai saat hari terakhir bekerja:

Opsi 3 — Saldo Tidak Tertagih (Penghapusan Piutang)

Dalam kondisi karyawan tidak bisa dikontakkan atau menolak membayar, dan nilainya tidak signifikan untuk ditempuh jalur hukum, UMKM bisa menghapus piutang tersebut sebagai kerugian:

So what untuk bisnis Anda? Opsi mana yang dipilih sebaiknya sudah tercantum dalam surat perjanjian kas bon yang ditandatangani karyawan sebelum uang dicairkan. Surat ini bukan formalitas — ini adalah dokumen kontraktual yang menentukan apakah Anda punya hak untuk memotong langsung atau harus menagih.

Implikasi PPh 21: Kapan Talangan Menjadi Objek Pajak?

Pertanyaan yang sering muncul dari admin keuangan: apakah kas bon kena pajak?

Jawaban singkat: tidak, selama itu murni pinjaman yang dikembalikan. Kas bon yang bersifat talangan (dipotong dari gaji berikutnya) bukan penghasilan karyawan — tidak ada penambahan kemampuan ekonomis yang permanen. Namun ada dua kondisi di mana implikasi pajak bisa muncul:

1. Jika talangan diberikan tanpa bunga di atas Rp 10 juta: berdasarkan prinsip arm's length transaction, DJP bisa mempertanyakan apakah ada benefit in kind yang seharusnya dihitung sebagai penghasilan. Untuk UMKM skala kecil dengan talangan di bawah Rp 5 juta per orang, risiko ini sangat rendah.

2. Jika talangan akhirnya dihapuskan (dibebaskan) oleh perusahaan: ini dianggap sebagai penghasilan bagi karyawan dan menjadi objek PPh Pasal 21 berdasarkan PMK 168/2023 yang mengatur tentang pemotongan PPh 21 atas penghasilan. Nilai yang dibebaskan harus dijumlahkan ke penghasilan bulan tersebut dan dihitung pajaknya.

So what untuk bisnis Anda? Kalau Anda berencana "mengikhlaskan" kas bon karyawan yang loyal sebagai bentuk bonus atau penghargaan, pastikan nilai yang diikhlaskan itu masuk ke slip gaji bulan tersebut dan diperhitungkan dalam PPh 21. Jangan cukup hapus dari buku tanpa laporan ke otoritas pajak.

Checklist Prosedur Kas Bon yang Benar untuk UMKM

Berdasarkan praktik terbaik akuntansi internal, berikut prosedur minimal yang sebaiknya dijalankan:

Sebelum Pencairan:

1. Karyawan isi Formulir Permintaan Kas Bon (nama, jumlah, alasan, rencana pengembalian)
2. Persetujuan dari pemilik usaha atau manajer keuangan (tanda tangan di formulir)
3. Tentukan skema pengembalian: potong gaji berapa kali, mulai bulan apa
4. Karyawan tanda tangani Surat Perjanjian Kas Bon — ini yang menjadi dasar pemotongan gaji

Saat Pencairan: 5. Keluarkan bukti kas keluar (kuitansi/bukti transfer) dengan keterangan "Piutang Karyawan — [nama]" 6. Input jurnal: Debit Piutang Karyawan, Kredit Kas/Bank 7. Catat di Kartu Piutang Karyawan (bisa spreadsheet atau di software akuntansi)

Setiap Bulan: 8. Saat proses payroll, hitung gaji bruto → kurangi potongan kas bon → bayar netto 9. Posting jurnal gaji + penurunan piutang (seperti Tahap 2 di atas) 10. Review saldo Kartu Piutang Karyawan — pastikan tidak ada yang "mandek" tanpa informasi

Saat Pelunasan: 11. Pastikan saldo piutang = Rp 0 12. Arsipkan formulir, surat perjanjian, dan bukti pelunasan dalam satu folder per karyawan

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah kas bon karyawan harus selalu dicatat sebagai piutang?

Ya. Kas bon atau talangan yang wajib dikembalikan (baik tunai maupun dipotong dari gaji) adalah piutang karyawan — bukan biaya. Sesuai prinsip PSAK 55, ini merupakan instrumen keuangan kategori loans and receivables yang harus diakui sebagai aset lancar di neraca selama belum dilunasi.

Berapa batas maksimal potongan gaji untuk pelunasan kas bon?

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 95, pemotongan upah untuk pembayaran utang karyawan tidak boleh melebihi 50% dari upah yang seharusnya diterima per periode. Artinya, jika gaji Rp 3.000.000, maksimal potongan kas bon per bulan adalah Rp 1.500.000.

Bagaimana kalau karyawan minta kas bon tapi tidak mau tanda tangani surat perjanjian?

Ini sinyal risiko tinggi. Tanpa surat perjanjian, Anda tidak punya dasar hukum untuk memotong gaji secara sepihak. Dari sisi akuntansi tetap catat sebagai piutang, tapi dari sisi operasional sebaiknya tunda pencairan sampai dokumen ditandatangani.

Apakah kas bon yang dihapus (dibebaskan) kena pajak?

Ya. Jika perusahaan membebaskan kewajiban karyawan (tidak menagih sisa kas bon), jumlah yang dibebaskan dianggap sebagai penghasilan karyawan dan menjadi objek PPh Pasal 21 sesuai PMK 168/2023. Nilai tersebut harus dimasukkan ke penghasilan bruto bulan terkait saat menghitung pajak.

Apakah software akuntansi bisa otomatis hitung pemotongan kas bon dari gaji?

Ya, beberapa platform mendukung fitur ini. Di FirstJournal, fitur payroll terintegrasi langsung dengan modul piutang karyawan — saat proses payroll, sistem otomatis mengurangi saldo piutang karyawan dan menghasilkan jurnal yang benar tanpa input manual ganda. Ini menghilangkan risiko lupa memposting penurunan piutang saat bayar gaji.

Kesimpulan dan Action Items

Kas bon karyawan bukan transaksi kecil yang bisa dicatat seadanya. Dengan potensi puluhan transaksi per tahun di bisnis yang punya 5-10 karyawan, kesalahan klasifikasi bisa membuat laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi keuangan yang sesungguhnya — dan ketika Anda butuh data itu untuk mengajukan kredit usaha atau audit internal, sudah terlambat untuk mundur dan membenahi.

Lima hal yang perlu Anda lakukan sekarang:

1. Buat akun "Piutang Karyawan" di chart of accounts, di bawah kelompok Aset Lancar — pisahkan dari Piutang Usaha.
2. Siapkan template Formulir Permintaan dan Surat Perjanjian Kas Bon — wajib ditandatangani sebelum uang keluar.
3. Terapkan jurnal double-entry yang benar: Debit Piutang Karyawan saat pencairan, Kredit saat potongan gaji.
4. Review saldo piutang karyawan setiap tutup bulan — pastikan tidak ada yang mandek di buku lebih dari 90 hari tanpa status jelas.
5. Dokumentasikan skenario resign dalam surat perjanjian — potongan dari pembayaran akhir, pengembalian tunai, atau skema lain yang disepakati.

Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia — dan kas bon karyawan adalah salah satu transaksi yang paling sering ditanyakan cara pencatatannya. Kalau Anda ingin sistem yang langsung bisa menangani alur piutang karyawan sampai pemotongan payroll tanpa jurnal manual, coba gratis di FirstJournal.