Oktober 2023, Rina Kusumawati membuka kafe kecil di Yogyakarta dengan empat kursi dan satu kasir lepas yang masuk tiga hari seminggu. Sembilan bulan berjalan, ia tidak pernah memotong sepeser pun pajak dari upah kasirnya — bukan karena nakal, tapi karena ia genuinely tidak tahu apakah karyawan shift harian lepas itu "dihitung" sebagai karyawan yang wajib dipotong PPh 21. Ketika pemeriksa pajak datang, total STP yang ia terima: Rp 11,4 juta.
Kasus seperti Rina bukan anomali. Di sektor F&B Indonesia — dari warung makan pinggir jalan hingga kafe dengan empat cabang — model rekrutmen shift harian sudah menjadi norma. Masalahnya: mayoritas pemilik usaha F&B mengelola tenaga kerja ini seperti "transaksi tunai": bayar, selesai, tidak ada jejak administrasi. Padahal, di balik sistem kerja yang fleksibel ini, tersimpan kewajiban hukum dan pajak yang kalau diabaikan bisa berubah jadi liabilitas signifikan.
Jawaban Singkat
Karyawan shift kafe atau restoran yang berstatus harian lepas wajib dipotong PPh 21 jika penghasilan harian mereka melebihi Rp 450.000 per hari atau akumulasi upah dalam satu bulan melewati Rp 4.500.000 — berdasarkan PMK 168/2023 yang berlaku sejak Januari 2024. Jika upah harian di bawah ambang batas tersebut dan tidak ada akumulasi bulanan yang melewati Rp 4.500.000, pemotongan PPh 21 tidak wajib — tapi pencatatan tetap wajib ada. FirstJournal menyediakan fitur payroll terintegrasi mulai dari Rp 0/bulan yang bisa menghitung batas ini otomatis per karyawan shift.
Kenapa Sektor F&B Punya Risiko Kepatuhan yang Berbeda dari Industri Lain
UMKM F&B Indonesia belum memiliki sistem pencatatan upah karyawan yang terstandar
Sumber: Katadata Insight Center (2022)
Sektor F&B punya karakteristik operasional yang membuat pengelolaan tenaga kerja jauh lebih kompleks dari, misalnya, toko retail biasa:
Split shift dan variasi jam kerja. Pramusaji di kafe sering masuk dua sesi — pagi pukul 08.00–13.00, lalu masuk lagi pukul 17.00–21.00. Masing-masing sesi dibayar terpisah. Apakah ini dua "hari kerja" atau satu? Secara hukum ketenagakerjaan — UU No. 13 Tahun 2003 dan turunannya PP No. 36 Tahun 2021 — yang relevan adalah total jam kerja dalam satu hari kalender, bukan jumlah sesi.
Pergantian karyawan yang tinggi. Rata-rata tingkat turnover karyawan F&B di Indonesia mencapai 40–60% per tahun, jauh di atas rata-rata industri lain. Ini berarti setiap bulan ada karyawan baru yang masuk dengan kontrak berbeda, dan perhitungan PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) serta tarif TER (Tarif Efektif Rata-rata) per orang harus diulang dari awal.
Tip dan service charge. Di banyak restoran dan kafe, pramusaji menerima tip langsung dari tamu — baik tunai maupun lewat QRIS. Ini bukan "upah dari pemberi kerja", tapi dari perspektif PPh 21: tip yang dikumpulkan dan didistribusikan oleh manajemen restoran (pooled tip) masuk kategori penghasilan kena pajak. Tip langsung dari tamu ke karyawan secara individual masuk zona abu-abu, tapi jika nilainya material, tetap wajib dilaporkan.
So what? Artinya, spreadsheet upah sederhana yang hanya mencatat "nama – shift – nominal" tidak cukup. Anda butuh sistem yang bisa melacak akumulasi upah per karyawan per bulan, memisahkan status kontrak, dan mengidentifikasi siapa yang sudah melewati batas PPh 21 — bahkan untuk karyawan yang cuma masuk 10 hari dalam sebulan.
Kapan Karyawan Shift F&B Wajib Dipotong PPh 21? Panduan Berdasarkan PMK 168/2023
PMK 168/2023 memperkenalkan skema Tarif Efektif Rata-rata (TER) yang menggantikan penghitungan PPh 21 metode lama. Untuk pekerja harian lepas, ada dua skenario:
Skenario A: Upah Harian di Bawah Rp 450.000
Tidak ada pemotongan PPh 21. Tapi wajib tetap dipantau akumulasinya — jika dalam satu bulan kalender total upah karyawan tersebut melewati Rp 4.500.000, maka mulai dari hari yang membuat total melewati batas itu, pemotongan PPh 21 harus mulai dilakukan.
Skenario B: Upah Harian Rp 450.000 atau Lebih
PPh 21 langsung dipotong pada hari pembayaran. Dasar pengenaan: upah harian dikurangi Rp 450.000, lalu dikalikan tarif TER harian sesuai PTKP karyawan.
Worked Example — Kasir Lepas "Budi" di Kafe Rina, Yogyakarta:
Budi bekerja sebagai kasir lepas, masuk 18 hari dalam Oktober, upah Rp 80.000/hari. Status: tidak kawin, tidak ada tanggungan (TK/0).
| Komponen | Nilai |
|---|---|
| Total upah Oktober | Rp 80.000 × 18 hari = Rp 1.440.000 |
| Ambang batas bulanan | Rp 4.500.000 |
| Status PPh 21 Oktober | Tidak wajib potong (di bawah batas) |
Bulan berikutnya, November, Budi masuk 20 hari dengan upah yang sama naik jadi Rp 90.000/hari karena peak season akhir tahun:
| Komponen | Nilai |
|---|---|
| Total upah November | Rp 90.000 × 20 hari = Rp 1.800.000 |
| Ambang batas bulanan | Rp 4.500.000 |
| Status PPh 21 November | Tidak wajib potong (masih di bawah batas) |
Tapi jika Kafe Rina juga membagikan service charge pool sebesar Rp 300.000 kepada Budi di November, total penghasilan Budi = Rp 2.100.000 — masih di bawah Rp 4.500.000, sehingga tetap tidak wajib dipotong. Namun, service charge ini tetap harus dicatat sebagai komponen penghasilan untuk keperluan pelaporan SPT tahunan Budi.
So what? Implikasinya langsung: Anda perlu sistem yang bisa melacak akumulasi upah per karyawan per bulan kalender secara real-time — bukan hanya saat penggajian akhir bulan. Kafe yang membayar upah mingguan atau bahkan harian (cas bon harian) sangat rentan melewatkan momen di mana karyawan sudah melampaui batas Rp 4.500.000.
Kontrak Kerja dan Status BPJS untuk Karyawan Shift F&B: Bukan Pilihan, Tapi Kewajiban
pekerja informal F&B tidak terdaftar BPJS Ketenagakerjaan
Banyak pemilik kafe dan restoran kecil berasumsi: "Karena mereka karyawan lepas, saya tidak wajib daftarkan BPJS." Asumsi ini salah secara hukum.
Status Kontrak: PKWT vs. Pekerja Harian Lepas
Berdasarkan Surat Edaran Menaker No. SE-07/MEN/1990 tentang pengelompokan komponen upah dan SE terkait pekerja harian lepas, ada perbedaan penting:
- Pekerja Harian Lepas (PHL): Dipekerjakan kurang dari 21 hari dalam sebulan secara konsisten. Jika dalam tiga bulan berturut-turut seorang karyawan masuk ≥21 hari per bulan, ia secara hukum berubah status menjadi karyawan tetap (PKWTT) — terlepas dari apa yang tertulis di perjanjian.
- PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu): Harus dibuat tertulis, didaftarkan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat, dan tidak bisa diperpanjang sembarangan. Berdasarkan UU Cipta Kerja (UU No. 11 Tahun 2020) dan PP No. 35 Tahun 2021, durasi PKWT maksimal 5 tahun dengan perpanjangan.
Kewajiban BPJS untuk Pekerja Shift F&B
Berdasarkan regulasi BPJS Ketenagakerjaan untuk pekerja tidak tetap:
- BPJS Ketenagakerjaan (JKK + JKM): Wajib untuk semua pekerja, termasuk pekerja harian lepas, sejak hari pertama bekerja. Iuran JKK untuk sektor restoran/F&B: 0,54% dari upah sebulan. JKM: 0,30%.
- BPJS Kesehatan: Wajib didaftarkan jika karyawan bekerja minimal 1 bulan. Iuran: 5% dari upah (4% ditanggung pemberi kerja, 1% karyawan) — dengan batas atas upah untuk perhitungan iuran sesuai aturan BPJS terkini.
- Jaminan Hari Tua (JHT) dan JP: Berlaku untuk PKWT dan PKWTT — tidak wajib untuk PHL murni (di bawah 21 hari/bulan).
Worked Example — Kafe Rina: Kewajiban BPJS per Karyawan
| Komponen | Pramusaji (PHL, 15 hari/bulan) | Cook (PKWT, penuh) |
|---|---|---|
| Upah sebulan | Rp 1.200.000 | Rp 2.800.000 |
| JKK (0,54%) | Rp 6.480 | Rp 15.120 |
| JKM (0,30%) | Rp 3.600 | Rp 8.400 |
| BPJS Kesehatan (4% employer) | Tidak wajib (< 1 bulan kontinu) | Rp 112.000 |
| Total beban employer/bulan | Rp 10.080 | Rp 135.520 |
So what? Dua angka di atas seharusnya masuk ke cost of goods sold (COGS) atau biaya operasional di pembukuan Anda — bukan "biaya tak terduga" saat ada pemeriksaan. Jika Anda punya 5 karyawan campuran PHL dan PKWT, total liabilitas BPJS bisa mencapai Rp 400.000–Rp 700.000 per bulan yang sering tidak dicatat.
Cara Mencatat Biaya Upah Shift di Pembukuan F&B: Metode yang Benar
Bisnis F&B yang tidak memisahkan biaya upah shift dari biaya bahan baku tidak akan pernah tahu mana yang lebih menggerus margin: bahan makanan yang mahal atau tenaga kerja yang tidak terkelola.
Di pembukuan bisnis F&B, biaya upah shift perlu dipisahkan dengan jelas agar Anda bisa menganalisis labor cost percentage — salah satu KPI paling kritis di industri ini. Rata-rata industri: biaya tenaga kerja sehat di F&B adalah 25–35% dari omzet.
Akun yang Tepat untuk Upah Shift
Berdasarkan prinsip akuntansi yang berlaku umum (PSAK):
| Jenis Pengeluaran | Akun Debit | Akun Kredit |
|---|---|---|
| Upah harian/shift | Beban Gaji & Upah | Kas / Utang Upah |
| Iuran BPJS (employer) | Beban Tunjangan Karyawan | Utang BPJS |
| PPh 21 yang dipotong | Utang PPh 21 Pasal 21 | Kas |
| Tip/service charge (pooled) | Beban Service Charge | Kas / Utang SC |
Jurnal Contoh: Pembayaran Upah Shift Weekend
Kafe Rina membayar upah tiga pramusaji untuk weekend (Sabtu-Minggu), total Rp 720.000 (masing-masing Rp 120.000/hari × 2 hari × 3 orang). Tidak ada PPh 21 karena di bawah batas harian dan bulanan.
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Beban Gaji & Upah | Rp 720.000 | — |
| Kas | — | Rp 720.000 |
Jika bulan itu Kafe Rina juga menanggung iuran BPJS JKK+JKM untuk ketiga karyawan tersebut (total Rp 30.240):
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Beban Tunjangan Karyawan | Rp 30.240 | — |
| Utang BPJS | — | Rp 30.240 |
Saat pembayaran BPJS ke portal:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang BPJS | Rp 30.240 | — |
| Kas | — | Rp 30.240 |
So what? Jurnal yang rapi bukan hanya soal kepatuhan — ini dasar untuk menghitung apakah Anda perlu menaikkan harga menu, mengurangi shift, atau justru menambah karyawan tetap agar biaya per jam lebih efisien.
Tips Praktis & Kesalahan Umum yang Wajib Dihindari
✅ Tips Praktis
- Gunakan perjanjian kerja tertulis bahkan untuk PHL. Satu lembar A4 yang mencantumkan: nama, tanggal mulai, upah per hari, jadwal shift, dan klausul PHK cukup secara hukum — dan melindungi Anda dari klaim karyawan tetap.
- Pantau akumulasi hari kerja per karyawan. Karyawan PHL yang konsisten masuk 21 hari atau lebih selama 3 bulan berturut-turut otomatis menjadi PKWTT secara hukum.
- Pisahkan akun tip/service charge dari upah. Jangan gabungkan keduanya dalam satu baris pembayaran — ini akan menyulitkan rekonsiliasi pajak.
- Daftarkan BPJS sejak hari pertama untuk program JKK dan JKM — kedua program ini wajib bahkan untuk PHL. Denda keterlambatan pendaftaran bisa mencapai 2% dari total iuran per bulan.
- Simpan bukti pembayaran upah dalam bentuk apapun: transfer bank, struk kasir, atau tanda tangan penerimaan. Ini dokumentasi wajib jika ada pemeriksaan Disnaker.
❌ Kesalahan Umum yang Sering Terjadi
- Membayar upah "under the table" tanpa dokumentasi — tidak hanya berisiko pajak, tapi juga berisiko klaim pesangon tanpa dasar catatan yang jelas.
- Menganggap tip tunai tidak perlu dicatat — jika manajemen ikut mendistribusikan tip (pooled system), ini menjadi objek PPh 21 yang wajib dilaporkan.
- Tidak memperbarui data PTKP karyawan — karyawan yang menikah atau punya anak baru memiliki PTKP berbeda, yang mengubah batas dan perhitungan PPh 21-nya.
- Mencatat semua upah shift sebagai "biaya operasional" tanpa klasifikasi — ini membuat laporan laba rugi tidak bisa dianalisis secara bermakna.
- Lupa hitung lembur weekend. Berdasarkan UU 13/2003 dan PP 36/2021, lembur hari libur/Minggu dihitung 2× upah normal per jam — bukan flat sama dengan hari biasa.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah karyawan shift kafe yang masuk 3 hari seminggu wajib dipotong PPh 21?
Wajib dipotong jika upah hariannya mencapai Rp 450.000 atau lebih, atau jika total upah dalam satu bulan kalender melampaui Rp 4.500.000. Jika upah hariannya Rp 80.000–Rp 120.000 dan total bulannya jauh di bawah Rp 4.500.000, tidak wajib potong — tapi tetap harus dicatat untuk pelaporan.
Berapa batas upah harian pramusaji yang bebas PPh 21 menurut aturan terbaru?
Berdasarkan PMK 168/2023, batas penghasilan harian yang tidak dipotong PPh 21 adalah Rp 450.000 per hari. Jika upah harian di bawah angka ini, pemotongan hanya terjadi ketika total bulanan melewati Rp 4.500.000.
Apakah karyawan lepas restoran wajib didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan?
Ya. Program JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) dan JKM (Jaminan Kematian) wajib untuk semua pekerja termasuk harian lepas sejak hari pertama bekerja. Iuran JHT dan JP baru berlaku untuk karyawan PKWT atau tetap — tidak wajib untuk PHL murni di bawah 21 hari/bulan.
Bagaimana cara kelola tenaga kerja informal F&B agar aman secara hukum?
Langkah minimumnya: (1) buat perjanjian kerja tertulis per karyawan, (2) pantau akumulasi hari kerja agar tidak melampaui 21 hari/bulan tanpa status berubah, (3) daftarkan JKK dan JKM BPJS sejak hari pertama, (4) catat semua pembayaran upah dengan bukti tertulis, dan (5) hitung akumulasi upah bulanan setiap minggu untuk antisipasi kewajiban PPh 21.
Kapan tip atau service charge yang diterima pramusaji menjadi objek PPh 21?
Tip yang dikumpulkan manajemen dan didistribusikan kembali ke karyawan (sistem pooled tip atau service charge) masuk kategori penghasilan dari pemberi kerja dan wajib dihitung sebagai objek PPh 21. Tip tunai langsung dari tamu ke karyawan tanpa melalui manajemen secara teknis bukan objek pemotongan PPh 21 oleh pemberi kerja — tapi karyawan tetap wajib melaporkannya dalam SPT Tahunan pribadi mereka.
Action Items: Mulai dari Mana untuk Kafe dan Restoran Anda
Mengelola pekerja shift F&B dengan benar tidak membutuhkan divisi HR tersendiri — tapi butuh sistem yang rapi dari awal. Berikut langkah prioritas:
- Audit status karyawan aktif Anda sekarang. Kategorikan: siapa PHL (< 21 hari/bulan), siapa PKWT, siapa yang sudah de facto PKWTT karena rutin masuk tiap hari.
- Buat template perjanjian kerja sederhana — minimal 1 halaman per kategori karyawan.
- Daftarkan semua karyawan ke BPJS JKK dan JKM bulan ini jika belum. Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali — denda administrasi jauh lebih kecil dari risiko klaim kecelakaan kerja yang tidak ter-cover.
- Set up sistem pencatatan upah per shift yang bisa melacak akumulasi upah per karyawan per bulan kalender — bukan hanya total penggajian.
- Pisahkan akun biaya upah, BPJS, dan tip di pembukuan Anda agar labor cost bisa dianalisis secara bermakna setiap bulan.
Kelima langkah ini bisa dimulai hari ini menggunakan spreadsheet — tapi jika volume shift dan rotasi karyawan Anda sudah cukup tinggi (lebih dari 5 karyawan shift per hari), otomatisasi adalah investasi yang jauh lebih masuk akal. Coba gratis di FirstJournal untuk mencatat upah shift, menghitung PPh 21 per karyawan harian, dan menghasilkan jurnal akuntansi yang benar — semuanya tanpa double-entry manual.
Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia — dan kebutuhan pengelolaan upah shift adalah salah satu use case paling banyak ditanyakan pemilik kafe dan restoran kecil yang bergabung.
Regulasi & Peraturan:
- Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
- PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
- UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja
- PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja
- PMK No. 168/PMK.03/2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan PPh Pasal 21 dan/atau PPh Pasal 26 (berlaku efektif 1 Januari 2024)
- Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE-07/MEN/1990 tentang Pengelompokan Komponen Upah dan Pendapatan Non-Upah
- Regulasi BPJS Ketenagakerjaan tentang Iuran Program JKK, JKM, JHT, dan JP untuk Pekerja Tidak Tetap
Data & Riset:
- Katadata Insight Center (2022): Survei Digitalisasi dan Pencatatan Keuangan UMKM Indonesia
- Rata-rata turnover karyawan F&B: estimasi industri berdasarkan laporan HR praktisi F&B Indonesia
Standar Akuntansi:
- PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) — prinsip pencatatan beban upah dan liabilitas imbalan kerja
