Pekerja Kontrak Berulang (PKWT Diperpanjang Berkali-kali): Kapan Otomatis Jadi Karyawan Tetap, Hak Pesangon, dan Cara UMKM Catat di Pembukuan

Oktober 2023, seorang pemilik laundry kiloan di Depok dengan 8 karyawan mendapat somasi dari mantan pekerjanya di Pengadilan Hubungan Industrial Jakarta. Bukan karena pemecatan sepihak — tapi karena satu karyawan yang kontraknya diperpanjang empat kali selama tiga tahun akhirnya dianggap hukum sebagai karyawan tetap yang di-PHK tanpa pesangon. Tuntutannya: Rp 42 juta. Kas usahanya waktu itu hanya Rp 18 juta.

Kisah seperti ini lebih umum dari yang terlihat. Banyak pemilik UMKM Indonesia yang menggunakan PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) bukan karena memahami regulasinya, tapi karena merasa "lebih aman" dari komitmen jangka panjang. Padahal justru sebaliknya: PKWT yang asal diperpanjang adalah bom waktu liabilitas yang tidak tercatat di pembukuan mana pun.

Jawaban Singkat

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, PKWT dapat diperpanjang maksimal 2 kali, dengan total durasi keseluruhan — termasuk kontrak pertama — tidak boleh melebihi 5 tahun. Jika batas ini dilanggar, kontrak demi hukum berubah menjadi PKWTT (kontrak kerja waktu tidak tertentu, alias karyawan tetap), dan pemutusan hubungan kerjanya wajib disertai pesangon penuh sesuai UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.

Batas Hukum PKWT yang Sering Salah Dipahami UMKM

PP No. 35 Tahun 2021 (turunan UU Cipta Kerja) menetapkan aturan PKWT sebagai berikut:

• Kontrak awal: Maksimum 5 tahun (jika satu kontrak langsung panjang)
• Jika kontrak lebih pendek: Dapat diperpanjang 2 kali, dengan syarat total durasi kumulatif tidak melebihi 5 tahun

Artinya, formula yang benar bukan "berapa kali diperpanjang" tapi "berapa total bulan/tahun akumulatifnya."

Contoh yang paling sering menjebak UMKM:

Tapi ada jebakan lain yang sama berbahayanya: jenis pekerjaan. Menurut Pasal 5 PP 35/2021, PKWT hanya boleh digunakan untuk pekerjaan yang bersifat sementara, musiman, atau terkait proyek tertentu yang selesai dalam waktu tertentu. Jika Anda mengontrak kasir toko atau admin akuntansi — pekerjaan yang bersifat permanen — dengan PKWT, kontrak itu bisa dinyatakan tidak sah sejak awal dan langsung dianggap PKWTT, terlepas dari durasi.

Implikasinya untuk bisnis Anda: Audit daftar karyawan kontrak Anda hari ini. Hitung tanggal mulai kontrak pertama, bukan tanggal perpanjangan terakhir. Jika total durasi mendekati 4 tahun atau sudah melewati 5 tahun, Anda sudah berhadapan dengan kewajiban hukum sebagai karyawan tetap — dan kewajiban pesangon yang menyertainya.

Berapa Pesangon yang Harus Dibayar Jika PKWT Berubah Jadi PKWTT?

Ini bagian yang paling membuat pemilik UMKM terkejut. Ketika PKWT dinyatakan demi hukum menjadi PKWTT dan hubungan kerja diakhiri, pekerja berhak atas kompensasi yang dihitung seperti PHK karyawan tetap.

Berdasarkan UU No. 6 Tahun 2023 jo. PP No. 35 Tahun 2021, kompensasi PHK untuk konversi PKWT ke PKWTT mencakup:

1. Uang Pesangon (UP)

• Masa kerja < 1 tahun: 1 bulan upah
• 1–2 tahun: 2 bulan upah
• 2–3 tahun: 3 bulan upah
• dst. hingga maksimum 9 bulan upah (untuk masa kerja ≥ 8 tahun)

2. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)

• Mulai dihitung dari masa kerja 3 tahun ke atas
• 3–6 tahun: 2 bulan upah
• 6–9 tahun: 3 bulan upah

3. Uang Penggantian Hak (UPH)

• Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
• Biaya perjalanan pulang ke daerah asal (jika relevan)

Catatan penting: Untuk PHK karena perubahan status PKWT ke PKWTT, besaran pesangon yang berlaku adalah 1x dari ketentuan di atas (tidak ada multiplier 2x seperti beberapa skenario PHK lain).

Contoh Perhitungan Pesangon PKWT → PKWTT

Kasus: Budi bekerja di toko elektronik Anda sebagai staf gudang sejak Januari 2020. Kontrak PKWT diperpanjang dua kali dan baru disadari melampaui 5 tahun di Januari 2025. Upah bulanan Rp 4.500.000. PHK dilakukan Februari 2025.

• Masa kerja: 5 tahun → Uang Pesangon = 5 bulan upah = 5 × Rp 4.500.000 = Rp 22.500.000
• UPMK (3–6 tahun): 2 bulan upah = 2 × Rp 4.500.000 = Rp 9.000.000
• UPH (cuti 12 hari tidak diambil): (12/21) × Rp 4.500.000 = Rp 2.571.000 (estimasi)
• Total kewajiban: ≈ Rp 34.071.000 per karyawan

Kalikan ini dengan 3 karyawan kontrak yang situasinya sama, dan UMKM Anda berhadapan dengan kewajiban Rp 102 juta yang tidak ada di laporan keuangan mana pun.

Aspek Pajak: PPh 21 atas Uang Pesangon

Jangan lewatkan aspek pajak saat membayar pesangon. Berdasarkan PMK 168/2023 tentang Pemotongan PPh Pasal 21 (yang menggantikan PMK 252/2008), uang pesangon termasuk penghasilan tidak teratur yang dipotong PPh 21 dengan ketentuan khusus:

Uang pesangon yang dibayarkan sekaligus dipotong dengan tarif progresif final sebagai berikut:

Untuk contoh Budi di atas (total pesangon Rp 34.071.000), PPh 21-nya adalah 0% — karena di bawah Rp 50 juta. Tapi jika masa kerjanya lebih panjang atau upahnya lebih besar, potongan ini bisa signifikan.

Kewajiban Anda sebagai pemberi kerja:

1. Potong PPh 21 dari total pesangon sebelum dibayarkan
2. Setor ke kas negara paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya
3. Laporkan di SPT Masa PPh 21 bulan bersangkutan
4. Buat bukti potong (Form 1721-VI) dan berikan kepada eks-karyawan

Implikasinya untuk bisnis Anda: Pesangon bukan hanya soal berapa yang dibayar ke karyawan — ada kewajiban pemotongan dan pelaporan pajak yang kalau terlewat bisa berujung STP (Surat Tagihan Pajak) beserta bunga 2% per bulan.

Cara Mencatat Pesangon di Pembukuan UMKM: Prinsip Akrual PSAK 24

Inilah bagian yang hampir tidak pernah dibahas di artikel HR manapun — padahal ini yang paling kritis untuk kesehatan laporan keuangan UMKM.

PSAK 24 tentang Imbalan Kerja mengharuskan perusahaan mengakui estimasi liabilitas imbalan pascakerja (termasuk pesangon) secara akrual — artinya dicatat saat kewajiban timbul, bukan saat dibayar. Konsekuensinya: setiap bulan karyawan bekerja, secara akuntansi Anda "menumpuk" kewajiban pesangon di neraca, meski belum keluar kas.

Untuk UMKM yang masih pakai akuntansi sederhana, minimal ada dua pendekatan:

Pendekatan 1: Penyisihan Bulanan (Akrual Sederhana)

Estimasi kewajiban pesangon di akhir tahun, bagi 12, dan sisihkan setiap bulan.

Contoh untuk Budi (upah Rp 4.500.000, masa kerja akan genap 5 tahun di akhir tahun ini):

• Estimasi total pesangon: Rp 34.071.000
• Penyisihan per bulan: Rp 34.071.000 ÷ 60 bulan (5 tahun) = Rp 567.850/bulan

Jurnal penyisihan bulanan:

Pendekatan 2: Pengakuan Saat PHK (Minimum Compliance)

Jika UMKM belum mampu mengimplementasikan PSAK 24 penuh, minimal catat saat keputusan PHK diambil:

Dan saat pembayaran:

Implikasinya untuk bisnis Anda: UMKM yang tidak mencatat estimasi liabilitas pesangon sedang melaporkan laba yang lebih tinggi dari kenyataannya. Ketika pesangon akhirnya jatuh tempo dan harus dibayar, itu muncul sebagai "beban dadakan" yang bisa menggerus kas operasional — persis seperti kasus laundry di Depok di awal artikel ini.

Checklist Audit Kontrak Karyawan untuk UMKM Hari Ini

Sebelum Anda menutup artikel ini, lakukan ini:

🔴 Prioritas Tinggi (lakukan minggu ini):

• Buat spreadsheet semua karyawan kontrak: nama, tanggal mulai kontrak pertama, total perpanjangan, dan total durasi kumulatif
• Tandai siapa yang sudah mendekati atau melewati 5 tahun total
• Verifikasi jenis pekerjaan: apakah benar-benar sementara/proyek atau bersifat permanen?

🟡 Prioritas Menengah (lakukan bulan ini):

• Hitung estimasi liabilitas pesangon per karyawan kontrak yang sudah di atas 2 tahun
• Sisihkan dana penyisihan pesangon di rekening terpisah
• Mulai catat akrual pesangon di pembukuan — minimal sebagai "Provisi Imbalan Kerja" di kelompok liabilitas

🟢 Untuk ke Depan:

• Konsultasikan dengan konsultan HR atau pengacara ketenagakerjaan untuk karyawan yang status kontraknya sudah abu-abu
• Pastikan setiap kontrak baru mencantumkan jenis pekerjaan, durasi, dan syarat perpanjangan secara eksplisit
• Integrasikan pencatatan kontrak karyawan dengan sistem akuntansi agar liabilitas pesangon ter-update otomatis

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

PKWT diperpanjang berapa kali sebelum jadi karyawan tetap?

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, PKWT hanya boleh diperpanjang maksimal 2 kali, dengan syarat total durasi keseluruhan tidak melewati 5 tahun. Jika batas ini terlampaui, demi hukum kontrak berubah menjadi PKWTT (karyawan tetap). Di FirstJournal, fitur HR Tracker membantu Anda memantau status kontrak dan durasi kumulatif karyawan secara otomatis mulai dari plan Starter Rp 149.000/bulan.

Apakah cooling-off period 30 hari masih bisa mereset hitungan PKWT?

Tidak. Ketentuan cooling-off period di UU 13/2003 yang lama tidak diadopsi di PP 35/2021. Memutus kontrak lalu mempekerjakan kembali setelah 30 hari tidak mereset akumulasi durasi dan tidak menghindarkan risiko konversi ke PKWTT.

Berapa pesangon karyawan kontrak yang PKWT-nya dianggap PKWTT?

Karyawan yang PKWT-nya demi hukum menjadi PKWTT berhak atas pesangon penuh sesuai masa kerja: 1 bulan upah untuk setiap tahun pertama, ditambah uang penghargaan masa kerja mulai tahun ke-3, plus uang penggantian hak. Untuk karyawan dengan upah Rp 4,5 juta dan masa kerja 5 tahun, total kewajiban bisa mencapai ±Rp 34 juta.

Apakah pesangon kena pajak penghasilan?

Ya. Berdasarkan PMK 168/2023, pesangon yang dibayar sekaligus dipotong PPh 21 final. Namun pesangon hingga Rp 50 juta dikenakan tarif 0%, sehingga banyak kasus UMKM yang pesangonnya tidak kena potongan pajak sama sekali.

Bagaimana cara mencatat pesangon di pembukuan UMKM?

Berdasarkan PSAK 24 tentang Imbalan Kerja, idealnya dicatat secara akrual setiap bulan sebagai "Biaya Imbalan Kerja" di debit dan "Provisi Imbalan Kerja" di kredit. Untuk UMKM dengan sistem sederhana, minimal catat saat keputusan PHK sebagai "Biaya Pesangon" dan "Utang Pesangon". FirstJournal menyediakan template jurnal imbalan kerja yang sudah sesuai PSAK 24 di semua plan termasuk Free Plan Rp 0/bulan.

Langkah Selanjutnya

PKWT bukan sekadar masalah administrasi HR — ini adalah liabilitas finansial tersembunyi yang bisa muncul tiba-tiba dan mengguncang arus kas bisnis Anda. Tiga langkah terpenting yang bisa Anda ambil hari ini:

1. Audit kontrak sekarang — hitung total durasi kumulatif, bukan hanya melihat tanggal kontrak terakhir
2. Mulai sisihkan dan catat — estimasi liabilitas pesangon di neraca, bukan hanya di pikiran
3. Pastikan kewajiban pajak terpenuhi — potong dan setor PPh 21 atas pesangon sesuai PMK 168/2023 saat momen PHK tiba

Mengelola kewajiban imbalan kerja membutuhkan sistem pencatatan yang rapi dan terintegrasi. Jika Anda ingin memulai pencatatan yang lebih sistematis — mulai dari jurnal akrual pesangon, pengelolaan beban gaji, hingga laporan keuangan bulanan — coba gratis di FirstJournal dan lihat bagaimana sistem akuntansi AI-first bisa membantu UMKM Anda menghindari kejutan liabilitas.

Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia — dan setiap transaksi tercatat akurat di laporan keuangan yang siap audit.