Pekerja Magang dan Siswa PKL di UMKM: Boleh Dibayar Berapa, Wajib Dipotong Pajak Tidak, dan Cara Catat di Pembukuan yang Benar

Tiga pertanyaan paling sering muncul dari pemilik UMKM yang baru pertama kali menerima mahasiswa magang atau siswa PKL: Harus dibayar berapa? Kena pajak tidak? Dan dicatat sebagai apa di pembukuan? Hampir tidak ada sumber yang menjawab ketiganya sekaligus — kebanyakan panduan berhenti di satu sudut saja. Artikel ini mengurai ketiga aspek itu dari dasar regulasi sampai jurnal akuntansinya.

Ambil kasus nyata: Warung Kopi Senja, kedai kopi di Yogyakarta dengan 6 karyawan tetap dan omzet sekitar Rp 1,8 miliar per tahun. Pemiliknya, Hendra, menerima 2 mahasiswa magang dari kampus vokasi lokal selama 3 bulan. Ia memberi masing-masing "uang saku" Rp 800.000 per bulan. Pertanyaannya sederhana tapi jawabannya berlapis: apa kewajiban hukum dan fiskalnya?

Jawaban Singkat

Uang saku atau honorarium yang diterima mahasiswa magang dan siswa PKL adalah objek PPh Pasal 21 berdasarkan UU No. 7 Tahun 2021 (UU HPP) dan PMK 168/PMK.03/2023. Artinya, perusahaan pemberi kerja — termasuk UMKM — wajib memotong PPh 21 jika jumlah yang dibayarkan melebihi batas PTKP. Namun dalam praktik mayoritas UMKM, nominal uang saku magang berada jauh di bawah ambang batas PTKP sehingga pajak terutangnya nol — tetapi kewajiban administrasi pelaporan tetap ada.

Bolehkah Magang Tidak Dibayar? Ini Posisi Hukumnya

Banyak UMKM berasumsi bahwa magang itu gratis secara hukum. Asumsi ini sebagian benar, tetapi ada syaratnya.

UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 22 menyatakan bahwa pemagangan wajib didasarkan perjanjian magang tertulis yang memuat antara lain hak dan kewajiban peserta magang. Pasal yang sama mengatur bahwa peserta magang berhak memperoleh uang saku dan/atau uang transportasi — bukan upah minimum. Ini perbedaan krusial.

SE Menaker No. 01/MEN/1994 mempertegas bahwa hubungan magang bukan hubungan kerja, sehingga ketentuan upah minimum (UMR/UMK) dalam PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan tidak berlaku untuk peserta magang. Konsekuensinya: Anda tidak wajib membayar UMK, tapi Anda tetap wajib memberi uang saku sesuai perjanjian magang yang ditandatangani.

Perbedaan kritis yang sering diabaikan:

"So What?" untuk bisnis Anda: Jika UMKM Anda membayar peserta magang dengan nominal lebih kecil dari UMK setempat, itu legal. Yang tidak legal adalah jika tidak ada perjanjian magang tertulis sama sekali — karena tanpa dokumen itu, hubungannya bisa dikualifikasi sebagai hubungan kerja oleh pengawas ketenagakerjaan, dan konsekuensinya jauh lebih berat.

Apakah Uang Saku Magang Kena PPh 21? Ini Hitungannya

Berdasarkan PMK 168/PMK.03/2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan PPh Pasal 21 yang berlaku mulai Januari 2024, uang saku, honorarium, dan imbalan yang diterima peserta magang dikategorikan sebagai penghasilan yang dipotong PPh 21. Ini berlaku untuk:

• Mahasiswa magang (D3, S1, atau setara)
• Siswa PKL SMK/SMA
• Peserta program magang bersertifikat dari lembaga pelatihan

Skema perhitungan TER (Tarif Efektif Rata-Rata) untuk peserta magang:

Karena peserta magang umumnya belum memiliki NPWP dan berstatus bukan pegawai tetap, mereka masuk kategori penerima penghasilan bukan pegawai dalam PMK 168/PMK.03/2023. Pajaknya dihitung per pembayaran, bukan disetahunkan.

Contoh kasus Warung Kopi Senja (Hendra):

Mari kita hitung kewajiban pajak Hendra untuk dua mahasiswa magangnya:

1. Total uang saku per peserta: Rp 800.000/bulan
2. Durasi: 3 bulan → total per peserta Rp 2.400.000
3. Status penerima: bukan pegawai tetap, bukan berkesinambungan (proyek magang 1 kali)
4. Penghasilan bruto per pembayaran: Rp 800.000
5. PTKP per bulan (TK/0): Rp 54.000.000 ÷ 12 = Rp 4.500.000/bulan
6. Penghasilan kena pajak: Rp 800.000 − Rp 4.500.000 = negatif → PKP = Rp 0
7. PPh 21 terutang: Rp 0

Kesimpulan: Hendra tidak perlu memotong PPh 21 karena nominal uang saku Rp 800.000/bulan jauh di bawah PTKP bulanan Rp 4,5 juta. Namun ia tetap wajib melaporkan dalam SPT Masa PPh 21 sebagai pembayaran dengan pajak nihil (Rp 0), bukan tidak dilaporkan sama sekali.

Kapan baru kena potong pajak? Jika uang saku magang melebihi Rp 4.500.000 per bulan — skenario ini lebih umum terjadi di startup teknologi atau perusahaan besar, bukan UMKM tipikal. Untuk UMKM dengan uang saku Rp 500.000–2.000.000/bulan, dalam hampir semua kasus pajaknya nihil.

"So What?" untuk bisnis Anda: Audit internal sederhana: cek apakah uang saku magang yang Anda bayarkan selama ini sudah masuk di SPT Masa PPh 21 Anda sebagai pembayaran nihil. Jika belum, konsultasikan dengan konsultan pajak untuk kemungkinan pembetulan SPT sebelum ada pemeriksaan — denda pembetulan sukarela jauh lebih kecil dari sanksi bunga hasil pemeriksaan.

Cara Mencatat Biaya PKL dan Magang di Pembukuan yang Benar

Inilah bagian yang paling jarang dibahas: biaya magang masuk akun apa di chart of accounts (CoA)?

Kesalahan umum: UMKM mencatat uang saku magang sebagai "Biaya Gaji" (akun 5100 atau setara). Ini tidak salah secara akuntansi umum, tetapi bermasalah jika ada pemeriksaan pajak karena akun gaji melekat ekspektasi pemotongan PPh 21 standar karyawan — yang berbeda dengan perhitungan magang.

Rekomendasi pencatatan yang benar:

Gunakan akun terpisah: "Biaya Pelatihan dan Pengembangan" atau "Biaya Magang/PKL" di kelompok Beban Operasional. Ini sesuai dengan substansinya (magang adalah aktivitas pelatihan, bukan hubungan kerja).

Jurnal untuk Warung Kopi Senja — pembayaran uang saku bulan pertama:

(Rp 1.600.000 = 2 peserta × Rp 800.000)

Karena PPh 21-nya nol, tidak ada debit ke akun Utang PPh 21. Jika uang sakunya di atas PTKP, jurnal lengkapnya:

Apakah biaya magang bisa jadi pengurang pajak (deductible expense)?

Ya, berdasarkan UU HPP No. 7 Tahun 2021 dan Pasal 6 UU PPh, biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan, menagih, dan mempertahankan penghasilan — termasuk biaya pelatihan dan pengembangan SDM — adalah biaya yang dapat dikurangkan dari penghasilan bruto. Biaya uang saku magang yang didokumentasikan dengan perjanjian magang tertulis dan bukti pembayaran memenuhi syarat ini.

"So What?" untuk bisnis Anda: Dua langkah segera yang bisa Anda ambil: (1) Buat akun "Biaya Magang/PKL" terpisah di pembukuan Anda — jangan campur dengan akun gaji karyawan. (2) Simpan perjanjian magang tertulis dan bukti transfer/kuitansi pembayaran uang saku sebagai dokumentasi untuk keperluan deductible expense.

Perbedaan Magang Berbayar vs. Uang Saku Simbolis: Jangan Salah Klasifikasi

Ini nuansa yang sering diabaikan dan berpotensi menimbulkan masalah hukum:

Magang berbayar (paid internship) — peserta mendapat kompensasi yang signifikan, punya target kerja seperti karyawan, dan kontribusinya nyata ke operasional bisnis — secara substansi mendekati hubungan kerja. Jika pengadilan ketenagakerjaan menilai substansi hubungan ini lebih dekat ke hubungan kerja daripada pelatihan, UMKM bisa dianggap melanggar ketentuan upah minimum.

Menurut data Kementerian Ketenagakerjaan (2023), ada lebih dari 1,2 juta peserta magang per tahun di Indonesia — dan sekitar 15% kasus sengketa ketenagakerjaan yang masuk ke Dinas Tenaga Kerja daerah berasal dari peserta magang yang mengklaim statusnya sebagai pekerja, bukan peserta pelatihan.

Panduan praktis klasifikasi untuk UMKM:

• Uang saku simbolis (Rp 300.000–1.500.000/bulan): Aman dikategorikan magang — perlakuan pajak nihil (di bawah PTKP), tidak wajib UMK, tidak wajib BPJS
• Uang saku signifikan (> Rp 2.000.000–4.500.000/bulan): Masih kategori magang secara formal, tapi mendekati zona abu-abu — pastikan perjanjian magang sangat jelas dan ada supervisi akademik/institusi
• Di atas PTKP bulanan (> Rp 4.500.000/bulan): Wajib potong PPh 21, dan perlu review apakah hubungan ini lebih tepat dikontrak PKWT daripada magang

"So What?" untuk bisnis Anda: Jika Anda membayar peserta magang di atas Rp 3 juta per bulan dengan ekspektasi output seperti karyawan penuh, pertimbangkan untuk memformalisasinya sebagai PKWT (kontrak kerja waktu tertentu) — lebih aman secara hukum, lebih jelas hak dan kewajibannya, dan perlakuan pajaknya pun lebih mudah diadministrasi.

Tips Praktis dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Checklist untuk UMKM yang menerima peserta magang:

1. Buat perjanjian magang tertulis sebelum hari pertama masuk — bukan setelahnya
2. Pisahkan akun pembukuan: gunakan "Biaya Magang/PKL" bukan "Biaya Gaji"
3. Laporkan di SPT Masa PPh 21 meskipun pajak terutangnya nol — bukan tidak dilaporkan
4. Simpan dokumentasi: perjanjian magang + bukti pembayaran + surat dari institusi (kampus/sekolah)
5. Jangan campur dengan BPJS: peserta magang tidak wajib didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan, tapi jika Anda mendaftarkan, ini menjadi indikasi hubungan kerja

Tiga kesalahan paling mahal:

• Kesalahan 1: Tidak melaporkan uang saku magang di SPT Masa PPh 21 sama sekali → berpotensi sanksi administrasi Rp 100.000 per masa pajak (Pasal 7 UU KUP)
• Kesalahan 2: Mencampur akun biaya magang dengan biaya gaji karyawan → menyulitkan rekonsiliasi dan bisa memicu pertanyaan pemeriksaan pajak soal "gaji yang tidak dipotong PPh"
• Kesalahan 3: Tidak punya perjanjian magang tertulis → jika ada sengketa, peserta magang bisa mengklaim status karyawan dan UMKM wajib membayar seluruh hak karyawan termasuk uang pesangon

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah siswa PKL SMK beda perlakuannya dengan mahasiswa magang?

Secara regulasi, keduanya masuk kategori yang sama — peserta magang yang bukan merupakan hubungan kerja. Perlakuan pajak dan akuntansinya identik. Perbedaannya hanya di dasar pengiriman (SMK mengirim siswa PKL berdasarkan kurikulum Kemendikbud, kampus mengirim mahasiswa magang berdasarkan kurikulum perguruan tinggi). Nominal uang saku yang diberikan pun biasanya lebih rendah untuk siswa PKL SMK (Rp 200.000–600.000/bulan) dibanding mahasiswa vokasi.

Berapa batas uang saku magang yang tidak kena pajak?

Berdasarkan PMK 168/PMK.03/2023, ambang batasnya adalah PTKP bulanan yaitu Rp 4.500.000 per bulan (untuk status TK/0, PTKP tahunan Rp 54 juta dibagi 12). Jika uang saku magang di bawah jumlah ini, PPh 21 terutangnya nol. Untuk UMKM dengan uang saku Rp 300.000–2.000.000/bulan, tidak ada pajak yang perlu dipotong.

Apakah UMKM yang tidak memotong PPh 21 magang bisa kena sanksi?

Jika nominal uang saku di bawah PTKP dan pajaknya memang nihil, tidak ada sanksi pemotongan. Yang bisa kena sanksi adalah jika UMKM tidak melaporkan pembayaran tersebut di SPT Masa PPh 21 sama sekali — sanksi administrasi Rp 100.000 per masa pajak berdasarkan Pasal 7 UU KUP No. 28 Tahun 2007.

Bagaimana cara melaporkan uang saku magang di SPT Masa PPh 21?

Masukkan dalam formulir SPT Masa PPh 21 (1721) di bagian penerima penghasilan bukan pegawai atau kolom penghasilan yang PPh-nya nihil. Isi nama, NIK (atau NPWP jika ada), jumlah bruto pembayaran, dan PPh terutang = Rp 0. Laporkan paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Bolehkah UMKM tidak membayar uang saku magang sama sekali?

Secara regulasi, UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 22 mengharuskan perjanjian magang memuat hak peserta termasuk uang saku. Jika perjanjian magang mencantumkan uang saku = Rp 0 dan peserta menyetujuinya secara sadar, ini masuk wilayah abu-abu. Dalam praktik, Dinas Tenaga Kerja beberapa daerah sudah mulai mempermasalahkan magang tanpa kompensasi sama sekali. Untuk menghindari risiko, berikan minimal uang transportasi simbolis dan dokumentasikan dalam perjanjian.

Langkah Konkret yang Bisa Dilakukan Hari Ini

Tiga dimensi — hukum ketenagakerjaan, pajak, dan akuntansi — memang terlihat kompleks, tetapi untuk UMKM dengan uang saku magang di bawah Rp 4,5 juta per bulan, praktiknya jauh lebih sederhana dari yang dibayangkan: pajak nihil, tidak wajib UMK, dan satu jurnal sederhana.

Action items yang bisa langsung dieksekusi:

1. Unduh template perjanjian magang dari situs resmi Kemenaker dan sesuaikan dengan bisnis Anda — investasi 30 menit yang bisa menghindarkan sengketa bernilai jutaan
2. Tambahkan akun "Biaya Magang/PKL" ke chart of accounts pembukuan Anda — terpisah dari biaya gaji
3. Set reminder pelaporan SPT Masa PPh 21 tanggal 20 setiap bulan yang ada pembayaran magang, meskipun nilainya nihil
4. Review pembayaran magang masa lalu — jika selama ini tidak dilaporkan di SPT Masa, konsultasikan pembetulan sukarela
5. Tentukan batas nominal uang saku yang jelas sebelum menerima peserta magang berikutnya — ini menghindari zona abu-abu klasifikasi magang vs. PKWT

Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia — dan pencatatan biaya magang adalah salah satu kategori yang paling sering ditanyakan oleh pengguna baru. FirstJournal memungkinkan Anda membuat akun biaya kustom, mencatat transaksi dengan perintah teks natural, dan menghasilkan laporan yang siap pakai untuk keperluan SPT. Coba gratis di FirstJournal dan lihat berapa banyak waktu yang bisa Anda hemat untuk urusan pembukuan yang seharusnya tidak perlu rumit.