Pekerja Toko Kelontong dan Warung Sembako: Cara Hitung Upah, Kewajiban BPJS, dan Pajak untuk Karyawan yang Digaji Harian atau Mingguan

Pekerja toko kelontong dan warung sembako punya hak dan kewajiban hukum yang sama seperti karyawan kantor — tapi hampir tidak ada panduan yang menjelaskannya dalam bahasa yang bisa langsung diaplikasikan oleh pemilik warung.

Ini masalah nyata: menurut data BPS tahun 2023, lebih dari 64 juta pekerja Indonesia bekerja di sektor informal dan semi-formal, termasuk jutaan karyawan warung kelontong dan toko sembako yang dibayar harian atau mingguan tanpa kontrak tertulis. Mayoritas pemilik warung tidak tahu kapan mereka wajib daftarkan karyawan ke BPJS, kapan harus potong PPh 21, dan berapa denda jika telat.

Artikel ini membahas ketiga hal itu — dengan angka rupiah nyata, bukan teori.

Jawaban Singkat

Ya, karyawan warung kelontong atau toko sembako yang digaji harian tetap wajib didaftarkan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan oleh pemilik usaha, selama mereka bekerja minimal 1 bulan secara berturut-turut. Untuk pajak, potongan PPh 21 baru wajib dilakukan jika penghasilan karyawan dalam setahun melebihi PTKP (Rp 54.000.000 untuk status TK/0) — dan berdasarkan PMK 168/PMK.03/2023, perhitungannya kini menggunakan tarif efektif rata-rata (TER) yang jauh lebih sederhana. Jika karyawan Anda digaji Rp 100.000 per hari dan bekerja 25 hari sebulan (Rp 2.500.000/bulan), kemungkinan besar tidak ada PPh 21 yang harus dipotong — tapi kewajiban BPJS tetap berlaku.

Kapan Karyawan Warung Wajib Didaftarkan BPJS? (Dan Berapa Iurannya?)

Banyak pemilik warung beranggapan: "Karyawan saya cuma bantu-bantu, tidak perlu BPJS." Anggapan ini keliru secara hukum dan berisiko secara finansial.

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan UU No. 6 Tahun 2023 (Cipta Kerja), setiap pekerja yang bekerja di bawah hubungan kerja — termasuk yang dibayar harian — berhak atas jaminan sosial. Kewajiban pendaftaran BPJS melekat pada pemberi kerja, bukan pilihan.

Kapan wajib daftar?

• Karyawan harian yang bekerja lebih dari 21 hari dalam 3 bulan berturut-turut secara hukum dianggap sebagai pekerja tetap (PKWTT) berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.
• Karyawan harian lepas yang bekerja kurang dari 21 hari/bulan masuk kategori Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) — tetap wajib didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan minimal untuk program JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) dan JKM (Jaminan Kematian).

Berapa iuran BPJS untuk karyawan warung?

Simulasi iuran untuk karyawan warung dengan gaji Rp 2.500.000/bulan:

So what? Artinya, untuk setiap karyawan bergaji Rp 2,5 juta per bulan, biaya BPJS tambahan yang Anda tanggung sebagai pemilik warung adalah sekitar Rp 256.000 per bulan — atau Rp 3.072.000 per tahun. Ini bukan angka yang bisa diabaikan, tapi juga jauh lebih kecil dibandingkan risiko denda BPJS Kesehatan yang bisa mencapai 2% dari total iuran per bulan jika telat bayar, belum termasuk potensi gugatan ketenagakerjaan jika terjadi kecelakaan kerja dan karyawan tidak terdaftar.

Cara Hitung Upah Harian yang Benar: UMR, Upah Minimum, dan Jebakan Paling Umum

Banyak pemilik toko kelontong menetapkan upah berdasarkan kebiasaan — "biasanya segini di sini" — tanpa tahu bahwa ada aturan hukum yang mengikat. PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur formula konversi upah minimum yang harus dipahami setiap pengusaha.

Formula resmi konversi upah harian dari UMR bulanan:

Upah Harian = Upah Bulanan ÷ 25 (untuk 6 hari kerja/minggu) atau ÷ 21 (untuk 5 hari kerja/minggu)

Contoh untuk warung di Jakarta (UMP 2025: Rp 5.396.761):

(Catatan: Gunakan UMR/UMP provinsi atau kabupaten/kota tempat usaha Anda berada. UMP masing-masing daerah berbeda.)

Jika karyawan bekerja 6 hari seminggu:

Upah harian minimum = Rp 5.396.761 ÷ 25 = Rp 215.870/hari

Jika karyawan bekerja 5 hari seminggu:

Upah harian minimum = Rp 5.396.761 ÷ 21 = Rp 257.000/hari (dibulatkan)

Jebakan paling umum yang dilakukan pemilik warung:

1. Membayar di bawah UMR dengan alasan "karyawan baru" atau "masih training" — UU Ketenagakerjaan hanya memperbolehkan upah di bawah UMR untuk magang/PKL dengan perjanjian tertulis khusus.
2. Tidak menghitung upah lembur untuk kerja di atas 8 jam/hari — Lembur jam pertama = 1,5× upah per jam; jam berikutnya = 2× upah per jam (UU No. 13/2003 Pasal 78).
3. Membayar mingguan tapi tidak memisahkan komponen tunjangan — Jika ada tunjangan makan atau transport, catat terpisah karena mempengaruhi basis perhitungan BPJS.

So what? Jika warung Anda ada di Jakarta dan Anda membayar karyawan Rp 100.000 per hari (6 hari kerja), Anda membayar Rp 2.500.000 per bulan — di bawah UMP DKI Jakarta 2025. Ini berisiko secara hukum meski karyawan tidak pernah komplain. Solusi paling aman: dokumentasikan jam kerja aktual dan sesuaikan dengan UMR daerah Anda sebelum ada inspeksi Dinas Tenaga Kerja.

PPh 21 untuk Karyawan Warung: Kapan Wajib Potong dan Cara Hitungnya

Ini bagian yang paling sering membuat pemilik warung bingung. Jawabannya sebenarnya sederhana jika Anda tahu angka patokannya.

Berdasarkan PMK 168/PMK.03/2023 tentang PPh 21 dengan tarif TER (Tarif Efektif Rata-rata) yang berlaku mulai 1 Januari 2024, kewajiban pemotongan PPh 21 hanya berlaku jika:

Penghasilan Bruto Setahun > PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak)

PTKP berdasarkan status karyawan (2024-2025):

Simulasi konkret — karyawan warung gaji Rp 100.000/hari:

Misalkan Sri (28 tahun, lajang/TK-0) bekerja di toko kelontong Ibu Wati di Depok, 25 hari per bulan:

Gaji bulanan Sri  = Rp 100.000 × 25 hari = Rp 2.500.000
Gaji setahun Sri  = Rp 2.500.000 × 12    = Rp 30.000.000
PTKP TK/0         =                         Rp 54.000.000

Penghasilan Kena Pajak = Rp 30.000.000 - Rp 54.000.000 = MINUS
→ PPh 21 = Rp 0 (NOL)

Sri tidak kena PPh 21 sama sekali. Ibu Wati tidak perlu memotong apapun dari gajinya.

Kapan karyawan warung mulai kena PPh 21?

Untuk status TK/0, PPh 21 mulai berlaku jika gaji rata-rata di atas Rp 4.500.000 per bulan. Untuk sebagian besar karyawan warung dengan gaji Rp 80.000–150.000 per hari, kewajiban PPh 21 hampir tidak ada — kecuali ada bonus atau THR yang mendorong total penghasilan tahunan melewati PTKP.

Tapi ada satu hal yang tetap wajib:

Jika Anda punya NPWP sebagai pengusaha atau bisnis, Anda tetap wajib melaporkan SPT Masa PPh 21 setiap bulan ke DJP — meskipun nilainya Rp 0. Tidak lapor = denda Rp 100.000 per SPT Masa (Pasal 7 UU KUP).

So what? Kabar baiknya: mayoritas pemilik warung dengan karyawan bergaji di bawah Rp 4,5 juta per bulan tidak perlu pusing soal perhitungan pajak yang rumit. Tapi tetap dokumentasikan slip gaji, catatan jam kerja, dan laporkan SPT Masa meski Rp 0 — ini yang membedakan pemilik warung yang aman secara hukum dari yang rentan kena denda administratif.

Checklist Praktis: 5 Hal yang Harus Disiapkan Pemilik Warung Sebelum Bulan Depan

Ini bukan teori. Ini daftar yang bisa Anda kerjakan dalam satu akhir pekan.

1. Buat catatan jam kerja karyawan (minimal berupa buku tulis)

Catat: nama karyawan, tanggal hadir, jam masuk-keluar, total hari kerja per bulan. Ini bukti legal jika ada sengketa upah.

2. Cek UMR daerah Anda dan bandingkan dengan upah yang dibayar

Kunjungi situs Kemnaker atau Dinas Tenaga Kerja provinsi. Jika upah di bawah UMR, buat rencana penyesuaian — bahkan kenaikan bertahap sudah lebih baik dari tidak ada.

3. Daftarkan karyawan ke BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Bisa dilakukan online via aplikasi JMO (untuk Ketenagakerjaan) atau BPJS Kesehatan Care Center 165. Siapkan: KTP karyawan, KK, foto, dan data upah. Proses rata-rata 1-3 hari kerja.

4. Minta data status PTKP karyawan (menikah/lajang, jumlah tanggungan)

Minta karyawan isi formulir status PTKP (bisa pakai formulir 1721-A1 yang disederhanakan, atau cukup pernyataan tertulis). Ini menentukan apakah Anda perlu potong PPh 21 atau tidak.

5. Siapkan sistem pencatatan gaji — minimal spreadsheet

Catat setiap pembayaran upah: tanggal, nominal, komponen (pokok + tunjangan), dan potongan (BPJS bagian karyawan). Ini dasar untuk laporan SPT Masa PPh 21 dan bukti kepatuhan jika diaudit.

Common Mistakes: 4 Kesalahan yang Paling Sering Dilakukan Pemilik Warung

Berdasarkan pola kasus ketenagakerjaan yang umum ditemukan di UMKM ritel tradisional:

❌ Kesalahan 1: Menganggap karyawan harian = bukan karyawan resmi Fakta: Status harian atau mingguan adalah metode pembayaran upah, bukan penentu hubungan kerja. Jika ada perintah kerja dan upah, hubungan kerja sudah terbentuk secara hukum — terlepas dari ada tidaknya kontrak tertulis.

❌ Kesalahan 2: Tidak mendaftarkan BPJS karena "nanti kalau sudah ramai" Fakta: Kewajiban BPJS berlaku sejak hari pertama hubungan kerja — bukan setelah bisnis berkembang. Denda keterlambatan BPJS Ketenagakerjaan bisa mencapai 2% per bulan dari iuran yang seharusnya dibayar.

❌ Kesalahan 3: THR dihitung dari gaji pokok saja Fakta: Berdasarkan regulasi ketenagakerjaan, THR dihitung dari upah satu bulan penuh (termasuk tunjangan tetap). Untuk karyawan harian dengan masa kerja minimal 1 bulan: THR = upah sebulan × (masa kerja bulan / 12).

❌ Kesalahan 4: Tidak lapor SPT Masa PPh 21 karena merasa tidak ada pajak yang dipotong Fakta: Laporan SPT Masa PPh 21 tetap wajib disampaikan setiap bulan jika Anda memiliki NPWP dan karyawan — meskipun nilai pajaknya nol. Denda per SPT yang tidak dilaporkan: Rp 100.000.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah karyawan warung yang digaji harian wajib didaftarkan BPJS meskipun hanya bekerja beberapa jam sehari?

Ya, jika karyawan bekerja secara rutin dan ada hubungan kerja (ada perintah kerja dan upah), kewajiban BPJS melekat. Untuk pekerja harian lepas yang bekerja kurang dari 21 hari/bulan, minimal daftarkan JKK dan JKM di BPJS Ketenagakerjaan. FirstJournal membantu pencatatan biaya iuran BPJS ini langsung di modul penggajian, tersedia mulai dari plan Starter Rp 0/bulan.

Berapa upah harian minimum untuk karyawan warung di Indonesia?

Upah harian minimum dihitung dari UMR/UMP daerah masing-masing dibagi 25 (untuk 6 hari kerja/minggu) atau dibagi 21 (untuk 5 hari kerja/minggu). Sebagai contoh, UMP DKI Jakarta 2025 adalah Rp 5.396.761/bulan, sehingga upah harian minimumnya Rp 215.870 (6 hari kerja) atau Rp 257.000 (5 hari kerja). Cek UMR daerah Anda di situs Kemnaker atau Dinas Tenaga Kerja setempat.

Kapan pemilik warung harus mulai memotong PPh 21 karyawan?

PPh 21 wajib dipotong jika penghasilan bruto karyawan dalam setahun melebihi PTKP — yaitu Rp 54.000.000 untuk karyawan lajang tanpa tanggungan (TK/0), atau sekitar Rp 4.500.000 per bulan. Karyawan dengan gaji Rp 80.000–150.000 per hari (Rp 2.000.000–3.750.000 per bulan) umumnya tidak kena PPh 21. Namun SPT Masa PPh 21 tetap harus dilaporkan meskipun nilainya nol.

Bagaimana cara menghitung THR untuk karyawan warung yang dibayar harian?

THR dihitung berdasarkan upah satu bulan (rata-rata upah 12 bulan terakhir untuk karyawan dengan masa kerja di atas 12 bulan). Untuk karyawan dengan masa kerja kurang dari 12 bulan, THR dihitung proporsional: THR = (masa kerja dalam bulan ÷ 12) × upah satu bulan. Contoh: karyawan dengan gaji Rp 2.500.000/bulan dan masa kerja 6 bulan mendapat THR = (6 ÷ 12) × Rp 2.500.000 = Rp 1.250.000.

Apakah ada sanksi jika pemilik warung tidak mendaftarkan karyawan ke BPJS?

Ya. Sanksi administratif berupa teguran tertulis, denda 2% per bulan dari iuran yang tertunggak, dan dalam kondisi tertentu bisa berujung pada pencabutan izin usaha. Jika terjadi kecelakaan kerja dan karyawan tidak terdaftar, pemilik warung menanggung seluruh biaya pengobatan dan kompensasi dari kantong sendiri — yang nilainya bisa jauh melebihi total iuran BPJS yang seharusnya dibayar.

Langkah Selanjutnya: Action Items untuk Pemilik Warung

Kepatuhan ketenagakerjaan tidak harus mahal atau rumit. Inilah tiga langkah konkret yang bisa dikerjakan minggu ini:

1. Hitung ulang upah harian karyawan Anda dan bandingkan dengan UMR daerah — buka situs Kemnaker, masukkan provinsi dan kabupaten/kota, catat angka UMR terbaru.
2. Daftarkan minimal 1 program BPJS sekarang — mulai dari JKK dan JKM (total iuran Rp 13.500/bulan untuk gaji Rp 2,5 juta), naikkan ke paket lengkap secara bertahap jika kondisi keuangan memungkinkan.
3. Buat slip gaji sederhana — tidak perlu software mahal. Nama, tanggal, jumlah hari kerja, total upah, potongan BPJS karyawan, dan tanda tangan. Ini bukti legal yang paling penting.

Untuk pencatatan yang lebih rapi — penggajian harian, perhitungan otomatis iuran BPJS, dan laporan siap SPT — Anda bisa coba gratis di FirstJournal. FirstJournal adalah software akuntansi Indonesia pertama yang menyediakan Free Plan permanen dengan double-entry bookkeeping di Rp 0/bulan, dirancang khusus untuk UMKM seperti warung dan toko kelontong yang butuh sistem tanpa kerumitan akuntansi manual.

Lebih dari 1.800 invoice telah diproses di FirstJournal sejak peluncuran di 2025, dari UMKM retail hingga bisnis F&B Indonesia — bukti bahwa pencatatan keuangan yang serius bukan monopoli bisnis besar.